Retencao de Impostos na Nota Fiscal: IRRF, PIS, COFINS e CSLL em 2026
Quando uma empresa contrata servicos de outra pessoa juridica, a legislacao brasileira determina que parte dos impostos seja retida diretamente na fonte pagadora. Segundo dados do Ministerio da Fazenda, as retencoes na fonte representam mais de 30% da arrecadacao federal, o que evidencia a importancia desse mecanismo para o fisco.
Para o prestador de servicos, a retencao reduz o valor liquido recebido. Para o tomador, gera obrigacoes acessorias que precisam ser cumpridas com rigor. Neste artigo, a Contabilidade Zen explica de forma objetiva como funcionam as retencoes de IRRF, PIS/COFINS/CSLL e ISS na emissao de notas fiscais de servicos em 2026.
Quando ocorre a retencao de impostos
A retencao de impostos na nota fiscal ocorre quando uma pessoa juridica (tomador) paga a outra pessoa juridica (prestador) por servicos contratados. O tomador tem a obrigacao legal de reter os tributos e recolhe-los ao fisco.
Situacoes em que ha retencao:
- Servicos profissionais (consultoria, advocacia, contabilidade, engenharia)
- Servicos de limpeza, conservacao, manutencao e seguranca
- Servicos de publicidade e propaganda
- Servicos de tecnologia da informacao
- Locacao de mao de obra
Situacoes em que nao ha retencao federal:
- Pagamentos a empresas do Simples Nacional (na maioria dos casos)
- Valores de nota fiscal inferiores ao limite de dispensa
- Servicos entre pessoas juridicas sem previsao legal especifica
Retencao do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte)
O IRRF e retido conforme a natureza do servico prestado. As aliquotas mais comuns estao previstas no artigo 714 do Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018):
| Tipo de servico | Aliquota IRRF | Codigo DARF |
|---|---|---|
| Servicos profissionais (art. 714) | 1,5% | 1708 |
| Servicos de limpeza, conservacao, seguranca | 1,0% | 1708 |
| Comissoes e corretagem | 1,5% | 8045 |
| Publicidade e propaganda | 1,5% | 8045 |
| Servicos de factoring | 1,5% | 1708 |
| Servicos de saude (PJ para PJ) | 1,5% | 1708 |
| Assessoria e consultoria | 1,5% | 1708 |
| Locacao de mao de obra | 1,0% | 1708 |
Limite de dispensa: nao ha valor minimo para retencao do IRRF. Se houver previsao legal de retencao, ela deve ser feita independentemente do valor da nota.
Prazo de recolhimento: ate o ultimo dia util do segundo decendio do mes subsequente ao pagamento.
Retencao de PIS, COFINS e CSLL (os 4,65%)
A Lei 10.833/2003 (artigos 30 a 32) determina a retencao conjunta de PIS, COFINS e CSLL sobre pagamentos entre pessoas juridicas por servicos especificos. A aliquota agregada e de 4,65%, distribuida assim:
| Contribuicao | Aliquota |
|---|---|
| CSLL | 1,0% |
| COFINS | 3,0% |
| PIS | 0,65% |
| Total retido | 4,65% |
Servicos sujeitos a retencao dos 4,65%
- Assessoria crediticia, mercadologica, gestao de credito
- Limpeza, conservacao, manutencao
- Seguranca e vigilancia
- Transporte de valores
- Locacao de mao de obra
- Servicos profissionais previstos no art. 714 do RIR
Limite minimo de R$ 5.000,00
A retencao de PIS/COFINS/CSLL so e obrigatoria quando o valor do pagamento (ou soma dos pagamentos no mesmo mes ao mesmo prestador) for superior a R$ 5.000,00.
| Cenario | Valor da nota | Retencao dos 4,65% |
|---|---|---|
| Nota unica abaixo do limite | R$ 4.500,00 | Nao rete |
| Nota unica acima do limite | R$ 8.000,00 | Retem R$ 372,00 |
| Duas notas no mes (mesmo prestador) | R$ 3.000 + R$ 3.500 = R$ 6.500 | Retem sobre R$ 6.500 |
Codigo DARF: 5952 (retencao de CSLL/COFINS/PIS)
Prazo de recolhimento: ate o ultimo dia util do segundo decendio do mes subsequente ao pagamento.
Retencao do ISS (Imposto Sobre Servicos)
O ISS e um tributo municipal e sua retencao segue regras definidas pela Lei Complementar 116/2003 e pela legislacao de cada municipio.
Quando o ISS e retido pelo tomador:
- Servico prestado no municipio do tomador (e nao do prestador)
- Servicos listados na LC 116 com retencao obrigatoria
- Regras especificas do municipio do tomador
| Aspecto | Detalhe |
|---|---|
| Aliquota | 2% a 5% (varia por municipio e atividade) |
| Limite minimo | Definido por cada municipio |
| Quem recolhe | Tomador do servico |
| Guia de pagamento | Guia propria do municipio |
Exemplo completo de nota fiscal com retencoes
Uma empresa de consultoria (Lucro Presumido) emite nota de R$ 20.000 para outra PJ:
| Item | Calculo | Valor |
|---|---|---|
| Valor bruto da nota | - | R$ 20.000,00 |
| (-) IRRF (1,5%) | R$ 20.000 x 1,5% | R$ 300,00 |
| (-) PIS/COFINS/CSLL (4,65%) | R$ 20.000 x 4,65% | R$ 930,00 |
| (-) ISS retido (5% - Sao Paulo) | R$ 20.000 x 5% | R$ 1.000,00 |
| Valor liquido recebido | - | R$ 17.770,00 |
O prestador recebe R$ 17.770 e o tomador e responsavel por recolher R$ 2.230 em guias separadas.
Como compensar impostos retidos
Os valores retidos nao sao "perdidos" pelo prestador. Eles podem ser compensados na apuracao dos respectivos tributos:
| Imposto retido | Como compensar |
|---|---|
| IRRF | Deduz do IRPJ devido na apuracao trimestral ou anual |
| CSLL retida | Deduz da CSLL devida na apuracao |
| PIS retido | Deduz do PIS devido na apuracao mensal |
| COFINS retida | Deduz da COFINS devida na apuracao mensal |
| ISS retido | Deduz do ISS a recolher no municipio |
Documentacao necessaria para compensacao:
- Informe de rendimentos emitido pelo tomador
- Comprovantes de retencao (notas fiscais com destaque)
- Escrituracao contabil e fiscal (ECD/ECF/EFD-Contribuicoes)
Impacto no fluxo de caixa
As retencoes afetam diretamente o caixa do prestador de servicos:
- O valor recebido e menor que o faturado
- A compensacao so ocorre no momento da apuracao dos tributos
- Prestadores com muitas retencoes podem acumular creditos tributarios
- Em casos extremos, pode-se solicitar restituicao via PER/DCOMP
Para o tomador, as retencoes geram obrigacoes adicionais: emitir comprovantes, recolher as guias nos prazos e informar na EFD-Reinf e DCTFWeb.
Obrigacoes do tomador vs. prestador
| Obrigacao | Tomador (quem paga) | Prestador (quem recebe) |
|---|---|---|
| Reter os impostos | Sim | Nao |
| Recolher o DARF/guia | Sim | Nao |
| Informar na EFD-Reinf | Sim | Nao |
| Emitir informe de rendimentos | Sim | Nao |
| Destacar retencao na NF | Nao | Sim |
| Compensar valores retidos | Nao | Sim |
| Escriturar na EFD-Contribuicoes | Sim (tomador) | Sim (prestador) |
Perguntas frequentes sobre retencao de impostos
1. O que e retencao de impostos na nota fiscal? E a obrigacao do tomador de servicos (quem paga) de reter parte dos tributos devidos pelo prestador e recolhe-los diretamente ao fisco, descontando do valor pago ao prestador.
2. Quando devo reter os 4,65% de PIS/COFINS/CSLL? Quando o pagamento a um mesmo prestador no mes ultrapassar R$ 5.000,00, em servicos previstos nos artigos 30 a 32 da Lei 10.833/2003.
3. Empresa do Simples Nacional sofre retencao? Em regra, nao ha retencao de PIS/COFINS/CSLL para empresas do Simples Nacional. O IRRF pode ser retido dependendo do servico, mas a empresa deve informar sua condicao de optante.
4. Como o prestador recupera os valores retidos? Os valores retidos sao compensados na apuracao dos respectivos tributos (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS). Se houver saldo credor, pode-se solicitar restituicao via PER/DCOMP.
5. O que acontece se o tomador nao fizer a retencao? O tomador assume a responsabilidade tributaria. Pode ser autuado pela Receita Federal com cobranca do tributo nao retido, acrescido de multa e juros.
6. O IRRF tem limite minimo para retencao? Nao. Diferentemente dos 4,65%, o IRRF deve ser retido independentemente do valor da nota fiscal, quando houver previsao legal.
7. Onde informar as retencoes na escrituracao digital? As retencoes sao informadas na EFD-Reinf (eventos da serie R-4000) e consolidadas na DCTFWeb para geracao do DARF unificado.
Simplifique a gestao tributaria da sua empresa
Retencoes de impostos exigem controle rigoroso de prazos, aliquotas e obrigacoes acessorias. Um erro pode gerar multas para o tomador ou perda de creditos para o prestador.
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Thomas Broek — Contador, CRC-SP 337693/O-7 Contabilidade Zen — contabilidade clara e sem estresse.
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Perguntas Frequentes
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André Martins
Arquiteto · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.