Tabela de Retenções na Nota Fiscal de Serviço em 2026

Chegou a nota fiscal de um cliente e o valor líquido veio menor do que o combinado. Antes de reclamar, vale conferir: pode não ser erro. Uma parte relevante dos serviços prestados entre pessoas jurídicas no Brasil está sujeita a retenção na fonte — o tomador do serviço desconta um percentual do pagamento e recolhe diretamente aos cofres públicos, em nome do prestador.

O problema é que poucas empresas sabem exatamente quais tributos podem ser retidos, em que situação e por quem. Este guia organiza isso em uma tabela de referência e explica cada linha em detalhe.

Tabela de retenções na nota fiscal de serviço

Esses percentuais são praticados de forma estável há muitos anos e valem como referência geral. Casos específicos — natureza exata do serviço, regime tributário do prestador, hipóteses de dispensa para valores muito baixos — podem alterar o resultado, e o Portal da Receita Federal é a fonte oficial para consulta detalhada.

Por que a retenção existe (e por que não é "imposto a mais")

A retenção na fonte não cria um tributo novo: ela apenas antecipa a arrecadação de um imposto ou contribuição que já seria devido pelo prestador do serviço. Quando o tomador retém e recolhe, o prestador tem o direito de compensar esse valor na sua própria apuração — seja no IRPJ e na CSLL trimestral ou anual, seja no PIS/COFINS não cumulativo, conforme o regime tributário adotado.

Na prática, isso significa que a retenção não é um custo adicional para o prestador de serviço bem organizado. É dinheiro que já era dele por direito, só que descontado antecipadamente e repassado direto ao governo — reduzindo o risco de inadimplência tributária em cadeia.

IRRF: quando incide e como é calculado

O Imposto de Renda Retido na Fonte incide, de forma geral, sobre serviços de natureza profissional prestados por uma pessoa jurídica a outra — profissões regulamentadas, assessorias técnicas, serviços de intermediação, entre outros listados na legislação federal. O percentual de referência de 1,5% é aplicado sobre o valor bruto da nota fiscal, sem deduções.

Empresas do Simples Nacional, em regra, não sofrem essa retenção específica de IRRF quando o pagamento decorre de sua atividade normal — mas há exceções e particularidades que dependem do tipo de serviço e da relação entre as partes. Por isso, antes de emitir a nota, vale confirmar o enquadramento junto à contabilidade.

INSS: a retenção que pega muita empresa de surpresa

A retenção previdenciária de 11% é a que mais surpreende empresas que nunca prestaram serviços por cessão de mão de obra. Ela se aplica quando o serviço é executado com trabalhadores disponibilizados pelo prestador, sob comando do tomador, em atividades como limpeza, conservação, vigilância, construção civil e outras modalidades de terceirização de mão de obra.

O ponto de atenção aqui é a nota fiscal: ela precisa discriminar claramente o valor da mão de obra, que é a base de cálculo da retenção, separado de eventuais materiais ou equipamentos fornecidos junto com o serviço. Uma nota mal discriminada pode gerar retenção sobre um valor maior do que o devido.

PIS/COFINS/CSLL: a retenção combinada de 4,65%

Diferente do IRRF e do INSS, essa retenção reúne três tributos federais em um único percentual aplicado sobre o valor bruto da nota: PIS, COFINS e CSLL. Ela se aplica a uma lista específica de serviços prestados entre pessoas jurídicas — limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, consultoria e alguns outros expressamente previstos em lei.

Assim como no IRRF, o valor retido pode ser compensado pelo prestador na sua própria apuração dessas três contribuições, de acordo com o regime tributário em que está enquadrado.

ISS: a retenção que depende do município

O ISS é o único tributo da tabela cuja retenção não é uniforme em todo o território nacional. Cada município tem autonomia para definir se atribui ao tomador do serviço a responsabilidade de reter e recolher o imposto, e a alíquota aplicável varia dentro da faixa prevista em lei — normalmente entre 2% e 5%, dependendo do serviço e da legislação local.

Empresas que prestam serviço em vários municípios diferentes precisam ficar atentas: a mesma atividade pode ter regras de retenção completamente diferentes de uma cidade para outra. A NFS-e Nacional concentra parte dessas informações e caminha para padronizar a emissão da nota fiscal de serviço eletrônica em todo o país.

O que muda com a reforma tributária

Boa parte dessas retenções — especialmente PIS, COFINS e, no futuro, o próprio ISS — está no radar da reforma tributária, que substituirá gradualmente esses tributos por CBS e IBS. Enquanto a transição não se completa, as regras de retenção atuais continuam valendo normalmente. Para entender como esse processo deve se desenrolar, vale acompanhar nosso conteúdo sobre IBS, CBS e os novos impostos da reforma tributária.

Checklist antes de emitir ou receber uma nota com retenção

1. Confirme a natureza exata do serviço prestado;
2. Verifique o regime tributário do prestador (Simples, Presumido, Real);
3. Discrimine claramente mão de obra e materiais na nota, quando aplicável;
4. Confirme se o município do serviço atribui retenção de ISS ao tomador;
5. Guarde o comprovante de recolhimento feito pelo tomador;
6. Compense os valores retidos na apuração dos tributos correspondentes;
7. Revise periodicamente com a contabilidade, especialmente em contratos recorrentes.

Como a Contabilidade Zen ajuda

Interpretar corretamente qual retenção se aplica a cada nota fiscal exige atenção ao tipo de serviço, ao regime tributário e ao município envolvido — errar pode significar reter a mais, reter a menos ou deixar de compensar um valor que já era seu. Cuidamos dessa análise mês a mês para o seu negócio, seja você prestador ou tomador de serviço. Se está começando agora, também ajudamos na abertura da sua empresa já com o enquadramento correto desde o primeiro dia. Para conhecer nossos planos com preço transparente, ou tirar uma dúvida específica sobre a sua nota fiscal, fale com a nossa equipe.

FAQ

1. Toda nota fiscal de serviço tem retenção?

Não. A retenção depende do tipo de serviço prestado, do regime tributário das partes e, no caso do ISS, da legislação do município. Muitos serviços são pagos integralmente, sem qualquer retenção.

2. A empresa do Simples Nacional sofre retenção de IRRF e PIS/COFINS/CSLL?

Em regra, empresas do Simples Nacional não sofrem a retenção combinada de PIS/COFINS/CSLL nem a retenção específica de IRRF quando o pagamento decorre de sua atividade normal, mas há exceções que dependem do tipo de serviço prestado.

3. Quem é responsável por recolher o valor retido?

O tomador do serviço — quem paga pela nota fiscal — é responsável por reter o percentual devido e recolhê-lo diretamente ao órgão competente, em nome do prestador.

4. O valor retido é um custo a mais para o prestador de serviço?

Não deveria ser. O valor retido é abatido do imposto ou contribuição que o próprio prestador já teria de pagar na sua apuração, funcionando como uma antecipação, não como um tributo adicional.

5. Como saber se o meu serviço está sujeito a alguma dessas retenções?

O ideal é analisar a atividade exata prestada, o contrato firmado entre as partes e a legislação do município envolvido junto com a contabilidade da empresa, já que a combinação de fatores é o que determina a retenção aplicável.