Como Contratar Funcionário em 2026: Passo a Passo Completo para Empresas

Como Contratar Funcionário em 2026: Passo a Passo Completo para Empresas

Contratar o primeiro funcionário -- ou ampliar a equipe -- é um dos momentos mais importantes para qualquer empresa. Também é um dos que mais geram dúvidas. São documentos, exames, prazos, registros no eSocial e obrigações que começam antes mesmo do primeiro dia de trabalho.

Em 2026, o processo de admissão no Brasil é inteiramente digital para fins de registro. A CTPS em papel deixou de ser exigida desde 2019, e o eSocial consolidou todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias em uma plataforma única. Ainda assim, erros na contratação continuam sendo uma das maiores causas de autuações trabalhistas em pequenas empresas.

Este guia apresenta cada etapa, na ordem correta, para que você contrate com segurança jurídica e sem surpresas.

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Visão Geral do Processo de Contratação

Antes de detalhar cada passo, veja o fluxo completo e os prazos envolvidos:

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Passo 1 — Definição do Cargo e Remuneração

Antes de abrir a vaga, defina com clareza:

Cargo e função: A descrição do cargo deve refletir as atividades reais. Isso importa porque o enquadramento na CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) define pisos salariais previstos em convenção coletiva.

Salário: Respeite o piso da categoria definido pela convenção coletiva do sindicato. Muitos empresários desconhecem que o salário mínimo federal nem sempre é o piso aplicável — a convenção coletiva pode fixar valores superiores.

Jornada de trabalho: A CLT permite diferentes modelos de jornada:

Tipo de contrato: Decida entre contrato por prazo indeterminado (padrão) ou por prazo determinado (situações específicas como obra certa ou substituição temporária).

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Passo 2 — Documentos Necessários para Admissão

Após selecionar o candidato, solicite os seguintes documentos:

Documentos obrigatórios do empregado:

Documentos que a empresa NÃO pode exigir:

• Certidão negativa do SPC/Serasa
• Exame de gravidez
• Atestado de antecedentes criminais (exceto para funções específicas previstas em lei)
• Comprovante de esterilização

Exigir esses documentos configura prática discriminatória e pode gerar ação trabalhista.

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Passo 3 — Exame Admissional (ASO)

O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) é obrigatório e deve ser realizado antes do início das atividades. Não existe exceção — mesmo para estagiários e aprendizes, o exame é necessário.

O que o exame admissional avalia:

• Aptidão física e mental para a função
• Condições pré-existentes relevantes para o cargo
• Necessidade de exames complementares conforme riscos da função (audiometria, espirometria, exames laboratoriais)

Quem paga: A empresa, sempre. Nunca o custo pode ser repassado ao empregado.

Validade: O ASO tem validade conforme o grau de risco da empresa e a função — geralmente entre 90 dias e 1 ano.

Resultado: O médico emite o ASO com o resultado "apto" ou "inapto". Se o candidato for considerado inapto, a empresa não pode efetuar a contratação para aquela função.

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Passo 4 — Registro no eSocial (Evento S-2200)

Este é o passo mais crítico em termos de prazo. O evento S-2200 (Cadastramento Inicial / Admissão) deve ser enviado ao eSocial até 1 dia antes do início efetivo do trabalho.

Dados necessários para o S-2200:

Consequências do atraso: O envio após o prazo gera multa automática. Para empresas do Simples Nacional, a multa pode chegar a R$ 3.000,00 por empregado. Essa é uma das infrações mais comuns em pequenas empresas.

Admissão preliminar (S-2190): Alternativamente, a empresa pode enviar o evento S-2190 com dados reduzidos (CPF, data de nascimento, data de admissão) e complementar com o S-2200 em até 15 dias. Essa opção é útil quando há urgência na contratação.

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Passo 5 — Contrato de Trabalho

O contrato de trabalho formaliza as condições acordadas entre empresa e empregado. Pode ser verbal ou escrito, mas o contrato escrito é fortemente recomendado para segurança de ambas as partes.

Tipos de contrato:

Contrato de experiência — regras importantes:

• Duração máxima: 90 dias corridos
• Pode ser dividido em dois períodos (ex: 45 + 45 dias)
• Não pode ser prorrogado mais de uma vez
• Ao final, converte-se automaticamente em prazo indeterminado se o trabalho continuar
• Rescisão antecipada: empregador paga metade dos dias restantes como indenização

Cláusulas essenciais do contrato:

• Identificação das partes
• Cargo e descrição das atividades
• Salário e forma de pagamento
• Jornada de trabalho
• Local de trabalho
• Data de início
• Prazo (se determinado)
• Benefícios concedidos

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Passo 6 — Benefícios Obrigatórios e Opcionais

Alguns benefícios são obrigatórios por lei. Outros dependem de convenção coletiva ou política da empresa.

Benefícios obrigatórios por lei:

Benefícios frequentes em convenção coletiva:

Vale-transporte — como funciona:

1. O empregado declara por escrito o itinerário casa-trabalho
2. A empresa fornece créditos para o deslocamento
3. O desconto do empregado é de até 6% do salário base
4. Se o custo do VT for inferior a 6%, desconta-se apenas o valor real
5. O empregado pode optar por não receber, mediante declaração formal

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Passo 7 — Obrigações do Primeiro Mês

Após a contratação, a empresa precisa cumprir obrigações recorrentes desde o primeiro mês:

Para mais detalhes sobre o processamento mensal, consulte nosso guia sobre folha de pagamento.

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Custos Reais de Contratar um Funcionário CLT

Um dos maiores erros de planejamento é considerar apenas o salário bruto. O custo total para a empresa é significativamente maior:

*Empresas do Simples Nacional têm INSS patronal incluído no DAS, o que reduz significativamente o custo total. Nesse caso, o custo fica em torno de 130-135% do salário bruto.

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Erros Mais Comuns na Contratação

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Checklist Completo de Admissão

Use esta lista para garantir que nenhuma etapa foi esquecida:

• Cargo definido com CBO correto
• Convenção coletiva da categoria consultada
• Documentos do empregado coletados
• ASO admissional realizado (resultado: apto)
• Evento S-2200 enviado ao eSocial (até 1 dia antes do início)
• Contrato de trabalho assinado
• Ficha de registro preenchida
• Opção de vale-transporte formalizada
• Cadastro na folha de pagamento
• Benefícios de convenção coletiva providenciados
• Treinamento de segurança do trabalho (se aplicável)

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FAQ — Perguntas Frequentes

1. Preciso assinar a CTPS física do funcionário em 2026? Não. Desde setembro de 2019, a CTPS Digital substituiu a carteira em papel. O registro é feito exclusivamente pelo eSocial (evento S-2200), e o empregado consulta seus dados pelo aplicativo Carteira de Trabalho Digital. A empresa não precisa solicitar nem reter a carteira física.

2. Qual o prazo para registrar o funcionário no eSocial? O evento S-2200 deve ser enviado até 1 dia antes do início efetivo do trabalho. Alternativamente, a empresa pode enviar o S-2190 (admissão preliminar) com dados reduzidos e complementar com o S-2200 em até 15 dias. O atraso gera multa automática.

3. Posso contratar por período de experiência e depois não efetivar? Sim. O contrato de experiência tem duração máxima de 90 dias corridos. Ao final, se a empresa decidir não efetivar, o contrato encerra naturalmente. O empregado tem direito a saldo de salário, férias proporcionais + 1/3, 13º proporcional e saque do FGTS. Não há multa de 40% do FGTS nesse caso.

4. Empresa do Simples Nacional paga INSS patronal sobre a folha? Depende do anexo. Empresas nos Anexos I a III do Simples Nacional têm o INSS patronal (CPP) incluído na alíquota do DAS, não pagando separadamente. Empresas no Anexo IV (construção civil, vigilância, limpeza) pagam o INSS patronal separadamente, como empresas do Lucro Presumido ou Real.

5. Quanto tempo antes devo começar o processo de contratação? Recomendamos iniciar pelo menos 10 dias úteis antes da data prevista de início. Isso dá tempo para coleta de documentos, agendamento do ASO, registro no eSocial e preparação do contrato. Em contratações urgentes, o evento S-2190 (admissão preliminar) pode ser enviado com até 1 dia de antecedência.

6. Estagiário precisa de registro no eSocial? Sim. Estagiários são informados ao eSocial pelo evento S-2300 (Trabalhador Sem Vínculo). O prazo é até o dia 7 do mês seguinte ao início do estágio. O estagiário também precisa de ASO e seguro contra acidentes pessoais, mas não gera FGTS, 13º ou férias remuneradas (tem recesso de 30 dias a cada 12 meses para estágios de 1 ano ou mais).

7. Posso contratar funcionário como MEI para evitar encargos? Não. Contratar uma pessoa como MEI para prestar serviços com subordinação, habitualidade, pessoalidade e onerosidade configura vínculo empregatício disfarçado. A Justiça do Trabalho pode reconhecer o vínculo e a empresa será condenada a pagar todos os encargos retroativos, multas e indenizações. A chamada "pejotização" é uma das fiscalizações prioritárias da Receita Federal e do Ministério do Trabalho em 2026.

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Conclusão

Contratar um funcionário exige atenção a prazos, documentos e obrigações que começam antes do primeiro dia de trabalho. O eSocial tornou o processo mais transparente, mas também mais rigoroso — qualquer erro ou atraso é detectado automaticamente.

A boa notícia é que, com um contador experiente, todo o processo de admissão pode ser conduzido de forma tranquila. Desde a verificação da convenção coletiva até o envio do S-2200, cada etapa é tratada com a atenção necessária para proteger sua empresa.

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