Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em 2026: Como Emitir, CFOP e DANFE
A NF-e é o documento fiscal que registra toda operação de venda de mercadorias, remessa, transferência e devolução no Brasil. Segundo a Receita Federal, mais de 8 bilhões de NF-e já foram emitidas desde a criação do sistema, e em 2026 a NF-e é obrigatória para praticamente todas as empresas que comercializam produtos. Este guia explica o que é a NF-e, como emiti-la corretamente, quais campos são críticos e como evitar rejeições na SEFAZ.
O Que É a NF-e
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55, é o documento fiscal digital que substitui a antiga nota fiscal em papel (modelos 1 e 1A). Ela é emitida e armazenada eletronicamente, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente e pela autorização da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do estado.
A NF-e registra operações de circulação de mercadorias — vendas, devoluções, transferências entre filiais, remessas para conserto, entre outras. Ela é o pilar do sistema fiscal brasileiro para o comércio e a indústria.
NF-e vs. NFS-e vs. NFC-e: Qual Usar
| Documento | Modelo | O que registra | Imposto principal | Quem administra |
|---|---|---|---|---|
| NF-e | 55 | Venda de mercadorias, remessas, devoluções | ICMS (estadual) | SEFAZ estadual |
| NFS-e | — | Prestação de serviços | ISS (municipal) | Prefeitura / Portal Nacional |
| NFC-e | 65 | Venda ao consumidor final (varejo) | ICMS (estadual) | SEFAZ estadual |
Quando Usar Cada Uma
| Situação | Documento correto |
|---|---|
| Venda de produto para outra empresa (B2B) | NF-e |
| Venda no balcão para consumidor final | NFC-e |
| Prestação de serviço (consultoria, TI, etc.) | NFS-e |
| Venda de produto + instalação (serviço) | NF-e para o produto + NFS-e para o serviço |
| E-commerce vendendo para pessoa física | NF-e (modelo 55) ou NFC-e (modelo 65) |
| Remessa para conserto | NF-e com CFOP de remessa |
Campos Obrigatórios da NF-e
| Campo | Descrição | Exemplo |
|---|---|---|
| Dados do emitente | CNPJ, IE, razão social, endereço | Empresa XYZ Ltda |
| Dados do destinatário | CNPJ/CPF, IE, razão social, endereço | Cliente ABC Ltda |
| Natureza da operação | Descrição da operação | "Venda de mercadoria" |
| CFOP | Código Fiscal de Operações e Prestações | 5102 (venda interna) |
| NCM | Nomenclatura Comum do Mercosul (produto) | 8471.30.19 |
| CST ou CSOSN | Código de Situação Tributária | 00 (tributação integral) |
| Base de cálculo ICMS | Valor sobre o qual incide o ICMS | R$ 10.000,00 |
| Alíquota ICMS | Percentual do ICMS | 18% |
| Valor total da nota | Soma dos itens + impostos | R$ 11.800,00 |
CFOP: Códigos Mais Usados
O CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) define o tipo de operação na NF-e. Errar o CFOP é uma das causas mais comuns de autuação fiscal.
CFOPs de Venda
| CFOP | Operação | Quando usar |
|---|---|---|
| 5102 | Venda de mercadoria (interna) | Venda dentro do estado |
| 6102 | Venda de mercadoria (interestadual) | Venda para outro estado |
| 7102 | Venda de mercadoria (exportação) | Venda para o exterior |
| 5405 | Venda de mercadoria com ST (interna) | Quando há substituição tributária |
| 5949 | Outra saída não especificada | Operações diversas |
CFOPs de Remessa e Devolução
| CFOP | Operação |
|---|---|
| 5901 | Remessa para industrialização |
| 5915 | Remessa de mercadoria para conserto |
| 5202 | Devolução de compra (interna) |
| 6202 | Devolução de compra (interestadual) |
| 5411 | Devolução de venda com ST |
CST e CSOSN: Código de Situação Tributária
O CST (usado por empresas no Lucro Presumido e Real) e o CSOSN (usado por empresas no Simples Nacional) definem como o ICMS será tributado em cada item da nota.
CST — Lucro Presumido e Real
| CST | Descrição |
|---|---|
| 00 | Tributado integralmente |
| 10 | Tributado com cobrança de ICMS por ST |
| 20 | Com redução de base de cálculo |
| 40 | Isento |
| 41 | Não tributado |
| 60 | ICMS cobrado anteriormente por ST |
CSOSN — Simples Nacional
| CSOSN | Descrição |
|---|---|
| 101 | Tributada com permissão de crédito |
| 102 | Tributada sem permissão de crédito |
| 103 | Isenção do ICMS para faixa de receita |
| 202 | Tributada com cobrança de ST e sem crédito |
| 300 | Imune |
| 500 | ICMS cobrado anteriormente por ST |
| 900 | Outros |
Certificado Digital: A1 vs. A3
O certificado digital é obrigatório para emissão de NF-e. Ele garante a autenticidade e a integridade do documento fiscal.
| Característica | A1 | A3 |
|---|---|---|
| Armazenamento | Arquivo no computador (.pfx) | Cartão ou token físico |
| Validade | 1 ano | 1 a 3 anos |
| Preço médio | R$ 150 a R$ 250 | R$ 200 a R$ 500 |
| Uso simultâneo | Pode ser instalado em vários computadores | Apenas onde o token/cartão estiver conectado |
| Backup | Sim — cópia do arquivo | Não — se perder, precisa comprar outro |
| Ideal para | Empresas que emitem muitas notas / integração com sistemas | Empresas com emissão manual / poucos usuários |
Recomendação prática: para quem usa sistemas de gestão (ERP) ou emite volume significativo de notas, o certificado A1 é mais prático. Para emissão manual e poucos funcionários, o A3 pode ser suficiente.
Como Emitir NF-e: Passo a Passo
Pré-requisitos
- CNPJ ativo com Inscrição Estadual (IE)
- Certificado digital A1 ou A3 válido
- Credenciamento na SEFAZ do estado (geralmente automático na abertura da IE)
- Sistema emissor — software próprio, ERP ou emissor gratuito da SEFAZ
Emissão
- Abra o sistema emissor de NF-e
- Selecione "Nova NF-e"
- Preencha os dados do destinatário (CNPJ, IE, endereço)
- Informe a natureza da operação e o CFOP
- Adicione os itens com NCM, quantidade, valor unitário, CST/CSOSN e alíquotas
- Informe dados de transporte (transportadora, frete, volumes)
- Preencha informações complementares se necessário
- Assine digitalmente com o certificado
- Transmita para a SEFAZ — aguarde a autorização
- Imprima o DANFE e envie ao destinatário
DANFE: O Que É e Para Que Serve
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a representação gráfica simplificada da NF-e. Ele acompanha a mercadoria em trânsito e permite a consulta da NF-e completa pelo código de barras ou chave de acesso.
| Aspecto | Detalhe |
|---|---|
| É nota fiscal? | Não — é apenas um documento auxiliar |
| Obrigatório no transporte? | Sim — deve acompanhar a mercadoria |
| Formato | PDF com código de barras e chave de 44 dígitos |
| Validade fiscal | Apenas a NF-e (XML) tem validade fiscal plena |
Manifesto do Destinatário
O Manifesto do Destinatário (MD-e) permite que a empresa destinatária confirme, desconheça ou registre operações com NF-e emitidas contra seu CNPJ.
| Evento | Quando usar |
|---|---|
| Confirmação da Operação | Mercadoria recebida conforme a nota |
| Ciência da Operação | Tomou conhecimento, mas ainda não recebeu |
| Desconhecimento da Operação | A nota foi emitida sem sua autorização |
| Operação Não Realizada | A operação constante na NF-e não ocorreu |
Por que fazer: o manifesto protege sua empresa contra notas "frias" emitidas indevidamente contra seu CNPJ e é exigido para crédito de ICMS em alguns estados.
Armazenamento do XML: 5 Anos
A legislação exige que tanto o emitente quanto o destinatário armazenem o arquivo XML da NF-e por 5 anos.
| O que guardar | Onde guardar | Prazo |
|---|---|---|
| XML da NF-e emitida | Servidor próprio, nuvem ou sistema ERP | 5 anos |
| XML da NF-e recebida | Idem | 5 anos |
| DANFE (PDF) | Arquivo digital — não substitui o XML | 5 anos |
| Eventos (cancelamento, CC-e) | Junto ao XML da NF-e | 5 anos |
Autorização SEFAZ: Como Funciona
Toda NF-e precisa ser autorizada pela SEFAZ antes de ter validade fiscal. O processo é automatizado:
- Sistema emissor gera o XML da NF-e
- Assina digitalmente com o certificado
- Transmite à SEFAZ via webservice
- SEFAZ valida os campos (schema XML, CNPJ, IE, CFOP, NCM)
- Retorna protocolo de autorização com número e data
- NF-e válida — pode gerar DANFE e enviar ao destinatário
Tempo de resposta: geralmente 3 a 10 segundos.
Erros Comuns e Soluções
| Código | Erro | Solução |
|---|---|---|
| 539 | Duplicidade de NF-e | A nota com mesmo número/série já foi autorizada — usar próximo número |
| 225 | Rejeição por falha no schema | Revisar campos obrigatórios — geralmente NCM ou CFOP inválido |
| 301 | IE do destinatário inválida | Conferir Inscrição Estadual no SINTEGRA |
| 302 | IE do emitente não vinculada ao CNPJ | Regularizar cadastro na SEFAZ |
| 233 | CFOP incompatível com a operação | Revisar se o CFOP corresponde à natureza da operação |
| 694 | Não é possível referenciar NF-e com data superior | Data de referência posterior à emissão — corrigir sequência |
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Perguntas Frequentes
1. Qual a diferença entre NF-e e NFC-e? A NF-e (modelo 55) é usada em operações B2B e vendas com entrega — exige dados completos do destinatário. A NFC-e (modelo 65) é para venda ao consumidor final no varejo — é mais simples, dispensa IE do comprador e pode gerar cupom fiscal.
2. Preciso de Inscrição Estadual para emitir NF-e? Sim. A Inscrição Estadual (IE) é obrigatória para emissão de NF-e. Empresas exclusivamente prestadoras de serviço geralmente não possuem IE e emitem NFS-e.
3. O que é a Carta de Correção Eletrônica (CC-e)? É um evento vinculado à NF-e que permite corrigir informações complementares — como endereço, dados do transportador ou informações adicionais. Não é permitido alterar valores, CFOP, quantidades ou dados dos participantes.
4. Posso cancelar uma NF-e depois de autorizada? Sim, dentro do prazo de 24 horas (em alguns estados, até 168 horas). Após o prazo, é necessário emitir nota de devolução ou estorno. Se a mercadoria já circulou, o cancelamento é vedado.
5. O certificado digital A1 pode ser usado em mais de um computador? Sim. O certificado A1 é um arquivo (.pfx) que pode ser instalado em múltiplos computadores simultaneamente, diferente do A3 que depende do token físico.
6. O que é CST e CSOSN? CST (Código de Situação Tributária) é usado por empresas no Lucro Presumido e Real. CSOSN (Código de Situação da Operação do Simples Nacional) é usado por empresas do Simples Nacional. Ambos definem como o ICMS incide sobre cada item da nota.
7. Por quanto tempo devo guardar o XML da NF-e? O prazo legal é de 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte à emissão. Tanto emitente quanto destinatário devem guardar o XML — o DANFE não substitui o arquivo digital.
Thomas Broek — Contador (CRC-SP 337693/O-7) e fundador da Contabilidade Zen.
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Perguntas Frequentes
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André Martins
Arquiteto · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.