DEFIS 2026: Como Entregar a Declaração do Simples Nacional Passo a Passo
Se sua empresa é optante pelo Simples Nacional, existe uma declaração anual obrigatória que não pode ser esquecida: a DEFIS — Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.
A DEFIS é o instrumento pelo qual a empresa informa à Receita Federal dados sobre faturamento, despesas, estoque, empregados e composição societária. Diferente do DAS (que é o pagamento mensal dos impostos), a DEFIS é uma obrigação declaratória — e o não cumprimento pode travar a situação fiscal da empresa.
De acordo com dados do Comitê Gestor do Simples Nacional, milhares de empresas deixam de entregar a DEFIS no prazo todos os anos, ficando impedidas de gerar DAS e regularizar pendências. A boa notícia: o processo é gratuito e relativamente simples.
O que é a DEFIS?
A DEFIS é a declaração anual obrigatória para empresas optantes pelo Simples Nacional. Ela foi criada pela Resolução CGSN nº 140/2018 e substituiu a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional — não confundir com a DASN-SIMEI do MEI).
| Aspecto | Detalhe |
|---|---|
| Nome completo | Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais |
| Sigla | DEFIS |
| Quem deve entregar | Todas as empresas do Simples Nacional (exceto MEI) |
| Periodicidade | Anual |
| Custo | Gratuito |
| Onde fazer | Portal do Simples Nacional (PGDAS-D) |
Quem deve entregar a DEFIS?
Obrigados
| Tipo de empresa | Obrigada? |
|---|---|
| ME — Microempresa (Simples Nacional) | Sim |
| EPP — Empresa de Pequeno Porte (Simples Nacional) | Sim |
| Empresa que esteve no Simples em parte do ano | Sim (proporcional) |
| Empresa que saiu do Simples durante o ano | Sim (situação especial) |
Dispensados
| Tipo de empresa | Obrigada? |
|---|---|
| MEI — Microempreendedor Individual | Não (o MEI entrega a DASN-SIMEI) |
| Empresas do Lucro Presumido ou Real | Não (possuem outras obrigações) |
A regra é direta: se sua empresa estava enquadrada no Simples Nacional em qualquer momento do ano-calendário, ela deve entregar a DEFIS — mesmo que tenha migrado para outro regime durante o período.
Qual o prazo de entrega?
A DEFIS deve ser entregue até 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário.
| Ano-calendário | Prazo de entrega |
|---|---|
| 2024 | 31 de março de 2025 |
| 2025 | 31 de março de 2026 |
| 2026 | 31 de março de 2027 |
Situação especial
Em caso de extinção, cisão, fusão ou incorporação, a DEFIS de situação especial deve ser entregue até o último dia do mês seguinte ao evento.
O que é declarado na DEFIS?
A DEFIS reúne informações socioeconômicas e fiscais da empresa:
| Informação | Descrição |
|---|---|
| Receita bruta | Faturamento por atividade (comércio, indústria, serviços) |
| Ganhos de capital | Lucro na venda de bens do ativo |
| Quantidade de empregados | No início e no final do período |
| Saldo de caixa e bancos | Posição no início e no final do período |
| Rendimentos dos sócios | Pro-labore e lucros distribuídos |
| Despesas | Folha de pagamento, encargos, aluguéis |
| Estoque | Valor contábil no início e no final do ano |
| Informações sobre exportações | Se houver |
| Mudanças societárias | Ingresso ou saída de sócios |
Passo a passo: como entregar a DEFIS
Passo 1: Acesse o Portal do Simples Nacional
Entre no site www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional e faça login com certificado digital ou código de acesso.
Passo 2: Acesse o PGDAS-D
No menu principal, selecione PGDAS-D e DEFIS → DEFIS → Declaração mensal e DEFIS.
Passo 3: Selecione o ano-calendário
Escolha o ano-calendário da declaração que deseja transmitir.
Passo 4: Preencha os campos
Informe os dados solicitados em cada seção:
- Receitas por atividade
- Folha de salários e encargos
- Número de empregados
- Saldo de caixa e bancos
- Estoque inicial e final
- Lucros distribuídos aos sócios
Passo 5: Verifique os dados
Revise todas as informações antes de transmitir. O sistema não gera pendências automaticamente — a responsabilidade pela precisão é da empresa e do contador.
Passo 6: Transmita a declaração
Clique em Transmitir e salve o recibo de entrega. Guarde-o por no mínimo 5 anos.
DEFIS vs DASN-SIMEI: qual a diferença?
| Aspecto | DEFIS | DASN-SIMEI |
|---|---|---|
| Quem entrega | ME e EPP do Simples Nacional | MEI |
| Informações | Receitas, despesas, funcionários, estoque, sócios | Apenas faturamento e se houve funcionário |
| Complexidade | Moderada (múltiplos campos) | Simples (3 campos) |
| Prazo | 31 de março | 31 de maio |
| Onde fazer | Portal do Simples Nacional | Portal do Empreendedor |
| Necessidade de contador | Recomendada | Não obrigatória |
Se você é MEI, sua declaração é a DASN-SIMEI — mais simples e com prazo diferente. Se migrou de MEI para ME durante o ano, precisa entregar a DEFIS referente ao período como ME e a DASN-SIMEI referente ao período como MEI.
Penalidades por atraso ou não entrega
A DEFIS não gera multa automática por atraso como outras obrigações. No entanto, as consequências são severas:
| Consequência | Detalhe |
|---|---|
| Impedimento de gerar DAS | A empresa não consegue emitir o documento de arrecadação mensal |
| Irregularidade no CNPJ | A situação fiscal fica comprometida |
| Impossibilidade de parcelamento | Pendências impedem adesão a programas de parcelamento |
| Exclusão do Simples Nacional | Em casos extremos, a empresa pode ser excluída do regime |
| Dificuldade de obter certidões | CND e CPEND ficam indisponíveis |
Na prática, a principal consequência é o bloqueio do PGDAS-D: sem a DEFIS entregue, a empresa não consegue apurar e gerar o DAS dos meses seguintes, acumulando pendências.
Como retificar a DEFIS?
Se você identificou um erro em uma DEFIS já entregue, a retificação é simples:
- Acesse o Portal do Simples Nacional
- Entre no PGDAS-D e DEFIS
- Selecione o ano-calendário que deseja corrigir
- Altere os dados necessários
- Transmita novamente
A nova transmissão substitui integralmente a declaração anterior. Não há limite de retificações, mas todas ficam registradas no histórico do sistema.
É possível entregar DEFIS de anos anteriores?
Sim. O sistema do Portal do Simples Nacional permite a entrega de DEFIS de anos-calendário anteriores. Basta selecionar o ano correspondente e preencher as informações.
Essa possibilidade é importante para empresas que acumularam pendências e precisam regularizar a situação fiscal. Recomendamos entregar em ordem cronológica (do ano mais antigo para o mais recente) para evitar inconsistências.
Perguntas frequentes sobre a DEFIS
1. MEI precisa entregar a DEFIS?
Não. O MEI entrega a DASN-SIMEI, que é uma declaração mais simples. A DEFIS é obrigatória apenas para ME e EPP optantes pelo Simples Nacional.
2. Qual o prazo de entrega da DEFIS?
O prazo é 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário. Exemplo: a DEFIS do ano-calendário 2025 deve ser entregue até 31 de março de 2026.
3. O que acontece se eu não entregar a DEFIS?
A empresa fica impedida de gerar o DAS mensal, acumula irregularidades fiscais e pode ter dificuldade para obter certidões. Em casos extremos, pode ser excluída do Simples Nacional.
4. Posso entregar a DEFIS sem contador?
Tecnicamente sim, pois o sistema é acessível com código de acesso. Na prática, recomendamos fortemente que o preenchimento seja feito pelo contador, pois envolve dados contábeis que exigem precisão.
5. A DEFIS gera multa por atraso?
Diferente de outras declarações, a DEFIS não gera multa automática. Mas o bloqueio do PGDAS-D e a impossibilidade de gerar DAS são consequências igualmente graves.
6. Posso retificar a DEFIS depois de transmitida?
Sim. É possível retificar a DEFIS quantas vezes for necessário pelo próprio Portal do Simples Nacional. A nova declaração substitui a anterior.
7. A DEFIS substitui alguma outra declaração?
A DEFIS substitui a antiga DASN (Declaração Anual do Simples Nacional). Não confundir com a DASN-SIMEI, que é exclusiva do MEI.
Mantenha suas obrigações em dia com a Zen
A DEFIS é apenas uma das obrigações acessórias que sua empresa do Simples Nacional precisa cumprir. Manter o calendário fiscal organizado evita bloqueios, multas e dores de cabeça.
Na Contabilidade Zen, cuidamos da DEFIS e de todas as suas obrigações acessórias, para que você possa focar no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.
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Thomas Broek — Contador, CRC-SP 337693/O-7 Contabilidade Zen — Contabilidade online clara, organizada e sem complicação.
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Perguntas Frequentes
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André Martins
Arquiteto · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.