Como comprovar a origem de dois pagamentos recebidos pela TechFX

Duas empresas enviam pagamentos em dólar para a mesma PJ pela TechFX. As ordens podem aparecer no mesmo período e compor um saque em reais. Para o fechamento, mantenha uma ficha para cada pagador e uma ficha para o saque. A identificação do cliente começa na origem do crédito. A identificação do valor que chegou ao banco termina no extrato brasileiro.

Monte a lista de cobranças esperadas

Antes das transferências, registre o cliente do contrato, o pagador autorizado, o número de cada invoice, o saldo esperado e a moeda. Inclua a referência que o comprador foi orientado a informar e o vencimento da cobrança. Uma linha por invoice facilita localizar pagamentos de valores iguais. Se houver duas empresas de um grupo, use as razões sociais completas e anote o motivo de qualquer divergência entre contratante e remetente. Confirme alterações com os contatos já cadastrados.

Peça a cada cliente o comprovante de envio com data, moeda, valor e identificação do remetente. Quando o portal de compras trabalhar com um processador, registre o vínculo entre a empresa, o processador e a invoice. Guarde a confirmação por um canal autorizado. Um identificador compartilhado por e-mail funciona melhor quando também consta na descrição da ordem ou no aviso de pagamento. Se a descrição chegar abreviada, recorra ao conjunto de dados, evitando baixar uma cobrança só porque o valor parece familiar.

Identifique as ordens recebidas

Os termos da TechFX descrevem informações que podem constar no resumo ou no contrato de câmbio de saques executados, incluindo identificação do pagador e ordens envolvidas. Confira quais dados aparecem no seu produto e no documento gerado para a operação. Para cada ordem, guarde identificador, pagador exibido, valor e moeda da entrada, data e status. Compare com a lista das cobranças esperadas. Se as evidências divergirem, deixe a ordem em revisão e fale com a plataforma ou com o comprador.

O comprovante do remetente informa o envio. A ordem ajuda a identificar a entrada. O extrato bancário informa o crédito do saque na PJ. Guarde cada documento no seu papel e conecte os três registros. Um saque pode agrupar ordens de clientes diferentes. Um cliente também pode dividir o pagamento em duas transferências. Por isso, permita que a planilha relacione uma invoice a várias ordens e várias ordens a um saque. O quadro de saldos precisa evidenciar parcelas em aberto.

Concilie o saque em uma etapa separada

Na ficha do saque, registre as ordens identificadas no resumo, a moeda de origem, o total negociado, as condições executadas, o líquido em reais e a conta de destino. Compare o total atribuído às ordens com o valor contratado na operação. Compare depois o líquido com o crédito em conta. Se houver cobrança separada de custo ou retenção identificada, guarde o comprovante. Para dividir custos entre clientes em um relatório gerencial, informe se usou um valor documentado por ordem ou um rateio interno. Preserve o valor original para que o cálculo possa ser revisto.

Use a data e a referência do crédito bancário para identificar o depósito. Havendo dois saques no mesmo dia, procure um identificador, a conta e o valor de cada operação. Se uma ordem ficou fora do saque, mantenha o saldo no local onde ele aparece. Confundir dinheiro disponível na plataforma com dinheiro creditado no banco pode encerrar cedo demais a pendência de caixa e deixar diferenças sem investigação.

Exemplo com invoices de mesmo valor

A PJ emitiu a invoice A-41 para uma agência e a B-28 para uma desenvolvedora. Ambas cobram USD 1.000. A agência informa referência A-41, e sua ordem chega no dia 4. A desenvolvedora usa um processador, e a segunda ordem chega no dia 5. O processador consta na ordem. O cliente encaminha um comprovante com a referência B-28 e confirma a relação entre a transferência e sua cobrança. No dia 6, o saque abrange as duas ordens. A planilha baixa A-41 e B-28 de acordo com a documentação, liga as duas ao saque e compara seu líquido com o depósito. Cada cliente continua com a própria trilha documental.

Se a segunda ordem chegar com USD 985, mantenha os USD 15 em análise até confirmar a causa. Peça o comprovante completo e a regra de cobrança acordada. Conforme o caso, o valor pode corresponder a uma parcela, um custo deduzido ou outra divergência. O saque conjunto não resolve a diferença da cobrança individual. Registre o responsável pela resposta e o próximo passo, inclusive eventual confirmação de saldo com o comprador.

Checklist do fechamento com dois pagadores

• Cada invoice tem cliente, pagador autorizado e referência própria.
• A relação entre o pagador exibido e o cliente está documentada.
• Cada ordem tem moeda, valor, data, identificador e status.
• As ordens incluídas batem com a ficha do saque.
• O crédito em reais bate com o líquido documentado ou tem diferença em análise.
• A pasta preserva comprovantes e saldos por cliente.

A Contabilidade Zen pode conferir o vínculo entre invoices, ordens de câmbio e extrato da PJ. Separe um saque e os comprovantes das duas origens para começar a revisão.

Perguntas frequentes

Posso separar o saque em dois créditos bancários na planilha?

O extrato deve preservar o único crédito real. Use fichas auxiliares para atribuir as ordens aos clientes e reconciliar o total.

Como identifico um pagador com nome abreviado?

Compare referência, valor, moeda, data e comprovante do comprador. Se a combinação for inconclusiva, peça confirmação antes de baixar a invoice.

Como registro um rateio de custo?

Informe o critério no controle gerencial, preserve o comprovante do custo total e valide o tratamento contábil com o responsável.

Fontes oficiais

• TechFX — termos de uso
• TechFX — dados e documentos de câmbio
• Banco Central — receber recursos do exterior
• CPC — efeitos das mudanças nas taxas de câmbio

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