Monte a pasta do recebimento na TechFX com quatro peças: documento da prestação, evidência do pagamento pelo contratante, registro do câmbio se houver conversão e extrato da conta em que o dinheiro entrou. Cada peça responde uma pergunta. A invoice identifica a cobrança, o comprovante ajuda a rastrear a origem, o registro de câmbio mostra a conversão e o banco confirma o crédito disponível.
Identifique quem pagou e qual serviço foi cobrado
Comece pelo número da invoice, pela razão social do cliente e pelo período contratado. Guarde o contrato ou o pedido correspondente. Quando o cliente enviar o comprovante do seu banco, confira moeda, valor, data e referência. Um e-mail dizendo que a ordem foi enviada é útil para a comunicação. Um documento bancário com a identificação da transação é mais útil quando o suporte precisa rastrear a ordem.
Se o nome exibido for o de um processador de pagamentos, preserve também a evidência que vincula aquele processador ao contratante. Pode ser a referência do portal de compras, um demonstrativo de pagamento ou uma confirmação do cliente com o número da invoice. A documentação ganha valor quando o contador consegue ligar as peças sem depender de quem se lembra da operação.
Separe o ingresso na plataforma do câmbio
Na TechFX, anote o lançamento que identifica a entrada da moeda. Guarde a indicação da data, o valor e a referência. Quando houver saque com conversão, a ajuda da plataforma orienta a localizar o saque na lista de transações, abrir o resumo e solicitar o contrato de câmbio por e-mail. Arquive a mensagem ou o documento recebido junto ao extrato. A referência do saque deve acompanhar o arquivo.
Compare o documento de câmbio com o registro do saldo. O Banco Central descreve informações mínimas da operação conforme o tipo, como moeda, valor e finalidade. Se a finalidade, o titular ou o valor informado parecer incompatível com a operação real, reúna os documentos e peça esclarecimento à instituição. Evite alterar nomes ou valores em cópias de comprovantes para fazer números coincidirem.
Exemplo de um recebimento e duas conversões
Uma agência brasileira cobra USD 3.000 por um trabalho e recebe o valor em uma entrada. Em datas distintas, converte USD 1.800 e USD 900. Desconsiderando custos debitados no saldo em dólar, ficam USD 300 na plataforma. A pasta deve ter uma entrada, duas saídas e os respectivos comprovantes de conversão e créditos em reais. Na planilha, as duas conversões apontam para a mesma invoice, mas cada uma tem data, taxa e valor líquido próprios.
Se o cliente alegar ter pago USD 3.000 e o extrato mostrar USD 2.980, abra uma linha de diferença de USD 20. Compare o comprovante do remetente e as referências da ordem para identificar se houve tarifa, envio parcial ou outra ocorrência. A diferença fica em análise até haver evidência. Um segundo recebimento de USD 20 pode ser complemento, desde que a referência permita vincular o valor.
Faça uma conferência antes de arquivar
Compare o saldo inicial e os eventos do período com o saldo final por moeda. Se o dinheiro saiu da TechFX, busque o crédito no extrato da conta de destino. Se ainda estiver em trânsito no fechamento, marque a data de início e o documento pendente. Na semana seguinte, volte à mesma linha para completar o crédito. Isso evita abrir duas ocorrências para a mesma movimentação.
Uma pasta organizada pode ter a referência da cobrança no nome e subpastas para contrato, invoice, entrada, câmbio e banco. Para uma cobrança mensal, guarde cada competência separadamente. Se houver arquivos de clientes diferentes no mesmo relatório, envie o extrato completo à contabilidade por canal seguro e destaque as referências que ela precisa localizar. Evite compartilhar dados dos outros clientes com o contratante.
Quando o cliente ainda não enviou o comprovante
Peça a referência da ordem, o valor em moeda original, a data e o banco remetente. Indique o número da invoice e confirme o destinatário por um canal já usado pelas partes. Faça a solicitação mesmo quando o contrato só exigir comprovante em caso de atraso. Se o cliente informar que agrupou dois pagamentos, peça o demonstrativo da composição. Guarde a resposta no dossiê até confirmar a entrada. Isso dá ao suporte os elementos para diferenciar uma ordem ainda em trânsito de um pagamento vinculado a outra cobrança. Depois do crédito, adicione a referência efetiva à planilha.
Perguntas frequentes
A TechFX fornece o comprovante do banco do contratante?
Se o pagamento está em trânsito, peça o documento diretamente ao contratante. A TechFX orienta a encaminhar o comprovante do pagador ao suporte para ajudar no rastreio quando o crédito esperado não aparece.
Preciso guardar o extrato se já tenho o documento de câmbio?
Guarde os dois. O documento de câmbio descreve a operação. O extrato de destino mostra se, quando e por quanto o crédito entrou. O cruzamento é útil em conversões parciais, diferenças e devoluções.
O que arquivo quando mantenho parte do saldo em dólar?
Inclua o extrato que mostra a entrada, as saídas e a posição final. Registre o valor ainda disponível em moeda original e envie essa posição à contabilidade com as referências das invoices correspondentes.
Fontes oficiais
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Como a Zen pode ajudar
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"Exporto serviços de consultoria para os EUA e a equipe cuida de toda a parte fiscal e cambial. Economizo muito com a isenção de ISS."
Marina Silva
Consultora Internacional · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.
