Como conferir a DEFIS com a segregação mensal de receitas da PJ exportadora

Ao preparar a declaração anual do Simples Nacional, confira como a empresa registrou as receitas ao longo do ano. Use as apurações mensais, as retificações e os documentos da prestação. Para a PJ exportadora, mantenha o detalhe das receitas do mercado interno e das receitas de exportação. Preserve o vínculo por estabelecimento e atividade conforme aplicável.

O PGDAS-D e a DEFIS têm finalidades próprias. O manual oficial explica os fluxos. Compare as informações que podem ser reconciliadas e identifique campos que usam critérios diferentes. A contabilidade deve conferir o preenchimento e as regras vigentes para o ano e a empresa.

Monte uma memória com as apurações válidas

Use a última versão válida de cada apuração conforme confirmada. Guarde também as versões anteriores quando ajudam a explicar uma diferença. Se houve retificação depois de montar a memória anual, atualize a relação e confira o impacto. Mantenha a data de extração de cada relatório.

Exemplo com classificação revisada antes da declaração anual

Uma PJ revisa o ano e identifica que uma prestação foi informada em um grupo incorreto em abril. No exemplo, a contabilidade analisa os documentos, orienta a retificação e confirma a versão válida. A empresa atualiza a memória anual com os valores revisados e guarda a relação com a apuração anterior.

Se a divergência for só na apresentação de uma planilha, a equipe registra qual visão mudou. Se tiver efeito na apuração, preserva o recibo e a memória. Na declaração anual, confere cada campo conforme a finalidade e a regra do manual.

Confira meses sem movimento e registros pendentes

Revise todos os períodos e identifique os que não tiveram receita ou precisam de confirmação. Se a empresa recebeu valor referente a outro mês, mantenha a data de prestação e a data do crédito. O critério de apuração depende da regra do período. Não use apenas a soma do extrato para substituir a memória fiscal.

Se alguma invoice ficou sem comprovação de uso ou pagamento, registre o estado. Peça a evidência e informe à contabilidade. Quando houver documento substituído, guarde a chave válida e a referência do anterior. A revisão anual pode revelar que a versão errada foi mantida no controle.

Preserve as moedas e a base em reais

Guarde o valor original das invoices e a memória usada na apuração. Se a empresa mantém saldo fora do país, indique os extratos, as datas e a titularidade. Quando há conversões, relacione os comprovantes. A visão anual precisa ser sustentada pelos documentos que explicam o fluxo.

Se a empresa tem receita interna e externa, confira a segregação com a contabilidade. O Perguntão oficial indica condições para exportação e trata de limites separados. Use os totais correspondentes à finalidade da análise e registre como foram calculados.

Confira a declaração e guarde o resultado

Antes da entrega, compare os campos com a memória do ano e identifique diferenças de definição. Se a contabilidade encontrar outro erro, registre o período e o procedimento orientado. Guarde a declaração, o recibo e a versão dos relatórios que serviram de base.

Se houver retificação posterior, atualize o índice e informe quem usa os relatórios. Mantenha os documentos fiscais e financeiros ligados à prestação. Na abertura do próximo ano, preserve as pendências que ainda dependem de resposta ou ajuste.

Faça uma conferência de amostra por estabelecimento

Escolha uma prestação de cada unidade e localize o documento fiscal, a invoice e a apuração do mês. Compare a categoria que aparece no fechamento anual. Se a empresa mudou de unidade, mantenha os registros por competência e a confirmação cadastral.

Confira diferenças entre o relatório de cobrança e a apuração

O relatório comercial pode mostrar invoices emitidas, descontos e valores ainda em aberto. A memória fiscal usa a regra aplicável ao período. Compare os dois relatórios por referência e indique por que os totais diferem quando a definição não é a mesma. Guarde também a posição do último mês e os saldos pendentes que atravessaram a virada. A equipe pode usar esse quadro para localizar uma receita que entrou em outro período ou foi revisada depois. Registre a fonte e o responsável por cada total usado na revisão anual.

Perguntas frequentes

A DEFIS deve repetir automaticamente todos os totais do PGDAS-D?

Confira a finalidade e o critério de cada campo. Use o manual e a revisão da contabilidade para reconciliar o que for comparável.

Qual versão de um mês retificado entra na memória?

Use a versão válida confirmada e preserve a anterior para explicar a mudança.

Como tratar uma divergência descoberta depois da entrega?

Reúna o documento, a competência e o efeito. A contabilidade avalia se é necessária retificação e quais registros precisam de revisão.

Fontes oficiais

• Câmara dos Deputados — Lei Complementar 123, texto atualizado
• Portal do Simples Nacional — Perguntas e Respostas
• Portal do Simples Nacional — manual do PGDAS-D e DEFIS

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