Projetos com várias rodadas de orçamento podem ter anexos com o mesmo nome. Um e-mail dizendo “aprovado” perde valor operacional quando a equipe não sabe a qual revisão ele respondeu.
A revisão de USD 3.200 e a de USD 2.750
A revisão 2 informa USD 3.200 e inclui tradução. A revisão 3 informa USD 2.750 sem tradução. O cliente aprova uma mensagem com a revisão 2 anexada, mas o financeiro consulta o arquivo mais recente da pasta e cobra USD 2.750.
Recupere o anexo vinculado à aprovação
Abra o encadeamento da mensagem de aprovação, identifique o anexo e confira versão, valores e escopo. Preserve a cópia recebida pelo cliente e vincule a aprovação a essa versão específica. Se a resposta não permitir identificar o anexo, peça confirmação objetiva.
Uma resposta encaminhada por outra pessoa pode ter perdido os anexos originais. Se isso aconteceu, procure a mensagem encaminhada pelo destinatário ou peça ao cliente que confirme o valor e os itens incluídos. A conversa precisa permitir identificar o conteúdo aprovado sem obrigar a aceitar qualquer arquivo que hoje esteja na pasta.
Depois da confirmação, compare o orçamento com a invoice preparada. Confira o item removido entre as revisões, a moeda e o preço. Esse teste direcionado é mais informativo do que conferir apenas o número final, porque duas combinações de itens podem chegar ao mesmo total.
Perguntas frequentes
O nome do arquivo é suficiente?
Arquivos de conteúdo diferente podem ter o mesmo nome. Compare os elementos negociados e a cópia que acompanha a aprovação.
Como corrigir a ficha de faturamento?
Registre a revisão validada e a razão da mudança. Coloque a revisão superada fora da base de cálculo, mantendo-a no histórico da negociação.
Referências
- Google Drive — Atividades e versões de arquivos
- Government Project Delivery — GovS 002, gestão de projetos
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Perguntas Frequentes
"Exporto serviços de consultoria para os EUA e a equipe cuida de toda a parte fiscal e cambial. Economizo muito com a isenção de ISS."
Marina Silva
Consultora Internacional · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.
