A suspensão de acesso a um portal de compras pode acontecer antes de as invoices pendentes serem liquidadas. Se a prestadora dependia apenas do painel, perde o histórico de submissão e aceite do documento.
Três invoices com estados diferentes
Uma empresa tem três invoices no portal estrangeiro. Uma foi paga, a segunda está aprovada e a terceira foi rejeitada por falta de referência. Depois do encerramento do acesso, os PDFs locais mostram as três cobranças, mas não os três estados.
Reconstrua a posição além dos PDFs
Reúna protocolos de envio, e-mails de retorno e extratos das liquidações. Solicite ao canal autorizado do cliente um demonstrativo de títulos pendentes com número e estado. Reconcilie os três casos individualmente antes de enviar nova cobrança.
Para reconstituir o estado do segundo título, procure o protocolo de aprovação e a previsão de pagamento. Para o terceiro, localize a rejeição e a referência que deve ser ajustada. Enviar os três PDFs novamente para o comprador deixaria sem resposta exatamente a diferença entre aprovado, pago e devolvido para correção.
Se o cliente enviar um demonstrativo único por fornecedor, confirme se ele cobre todas as moedas e entidades do contrato. Registre também a data da posição. O documento ajuda especialmente quando a prestadora perdeu o acesso ao portal antes da liquidação do último título.
Perguntas frequentes
Devo reenviar todas as invoices por e-mail?
Confira o estado de cada uma e o canal aceito pelo contratante. Um reenvio indiscriminado pode duplicar solicitações já aprovadas.
O que preservar ainda durante a vigência?
Guarde a evidência do estado de cada título nos marcos de envio, aprovação e pagamento, especialmente antes da saída de usuários ou encerramento do contrato.
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"Exporto serviços de consultoria para os EUA e a equipe cuida de toda a parte fiscal e cambial. Economizo muito com a isenção de ISS."
Marina Silva
Consultora Internacional · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.
