Depois de receber e resgatar um pagamento pela Remessa Online, a empresa precisa guardar documentos que mostrem a origem do valor e a liquidação. A invoice descreve a cobrança. O histórico da plataforma identifica o recebimento e o resgate. O extrato bancário confirma o crédito em reais. Organize as referências para que outra pessoa consiga seguir esse caminho na revisão.
A central de ajuda descreve como consultar o extrato PJ e como receber por serviços do exterior. Consulte o detalhe da operação e baixe o documento que a conta disponibilizar. Se a evidência de liquidação estiver no extrato ou em um detalhe de transação, registre o local e o identificador. Guarde o arquivo sem alterar os campos originais.
Monte a pasta a partir da invoice
| Documento | Dado que liga ao próximo passo | O que comprova |
|---|---|---|
| Invoice e contrato | Comprador, moeda, valor e referência | A prestação cobrada |
| Comprovante de envio | Pagador e identificador | A ordem iniciada pelo comprador |
| Histórico e liquidação | ID de recebimento ou resgate, valores e datas | Como a operação passou pela plataforma |
| Extrato do banco PJ | Crédito, data e valor em reais | A entrada no destino |
Se uma operação reunir várias invoices, faça um índice de composição. Se a mesma invoice foi paga em duas partes, registre cada crédito e o saldo. O comprovante da liquidação pode confirmar o movimento financeiro enquanto o contrato e a invoice explicam a origem comercial.
Confira o documento antes de arquivar
Compare a conta, o titular, a data, os valores e a referência. Veja se o arquivo indica operação confirmada, agendada ou em processamento. Um PDF de simulação ou instrução de recebimento pertence a outra etapa. Dê um nome que informe o tipo de documento e deixe a referência disponível na planilha de conciliação.
Se o documento tiver data de emissão diferente da operação, preserve ambas. Registre a moeda original e o valor em reais quando o comprovante mostra a conversão. Se algum custo estiver destacado, mantenha a descrição e a moeda que constam no documento.
Exemplo com resgate no mês seguinte
Uma PJ recebe de um comprador EUR 1.600 no fim de um mês e confirma o resgate no seguinte. No caso ilustrativo, a equipe guarda o registro em euros na pasta da invoice e acrescenta o comprovante de liquidação quando a operação é concluída. O extrato bancário confirma o crédito em reais com outra data.
Na planilha, a pessoa responsável registra a invoice, o crédito em moeda estrangeira, a data da liquidação e a data de entrada no banco. Se o revisor procurar a invoice pelo número, encontra todos os movimentos. Se procurar o crédito pelo extrato, consegue voltar à operação original e ao cliente.
Saiba o que fazer quando falta o comprovante
Confira o estado da operação na conta. Se ainda não concluiu, mantenha a pendência e anote quando revisará. Se a operação aparece concluída, consulte o histórico PJ e verifique se existe detalhe para baixar. Caso o documento necessário não esteja disponível, peça orientação à Remessa Online com o identificador e guarde a resposta.
Se o banco confirmar a entrada e o documento ainda faltar, mantenha os fatos comprovados e a lacuna separados. Evite usar uma captura de outra operação para preencher o arquivo. Guarde os documentos já disponíveis e indique quem vai completar a pasta.
Prepare um fechamento que possa ser auditado
Organize por mês e por cliente com um índice que indique onde estão os documentos. Use uma referência curta no nome e mantenha os dados completos no arquivo original protegido. Guarde versões quando houver correção, cancelamento ou reemissão. O histórico deve mostrar qual documento estava válido em cada revisão.
Entregue à contabilidade as datas de prestação, recebimento, liquidação e crédito conforme comprovadas. Se houver diferença entre o valor esperado e o que entrou, documente a etapa em que apareceu e quais perguntas continuam abertas. Relacione a decisão à operação quando for esclarecida.
Confira a referência antes de encerrar a pasta
Selecione uma linha do extrato e confirme que consegue chegar à invoice sem usar apenas o valor. Depois faça o caminho inverso e verifique se a invoice remete ao crédito correto. Se houver duas liquidações para o mesmo documento, mantenha ambas no índice e confirme o saldo final.
Quando o revisor achar uma linha sem documento, registre a consulta pendente no índice e informe qual arquivo já está disponível. Assim o fechamento pode separar operações comprovadas das que ainda precisam de evidência complementar.
Perguntas frequentes
O comprovante do cliente demonstra que a PJ recebeu?
Ele mostra informações do envio do cliente. Confira também o registro da Remessa Online e o extrato de destino para confirmar o recebimento.
Posso guardar só o extrato mensal?
O extrato ajuda no saldo. Mantenha o comprovante ou detalhe da operação quando ele é necessário para vincular o crédito à invoice.
Como documentar uma liquidação em outro mês?
Guarde os documentos nos períodos em que os eventos ocorreram e mantenha a mesma referência de conciliação para encontrar o conjunto.
Fontes oficiais
- Remessa Online — extrato de transferências da PJ
- Remessa Online — recebimento de serviços com CNPJ
- Remessa Online — prazo de recebimento em moeda estrangeira
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Perguntas Frequentes
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Marina Silva
Consultora Internacional · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.
