Como definir o aceite de banco de dados e relatório de pesquisa

O comprador recebe o relatório de pesquisa e diz que falta o banco de dados. A exportadora entregou uma planilha tratada, mas a equipe do cliente esperava registros brutos e dicionário. Para evitar a divergência, descreva o pacote e os critérios de aceite de cada item. Relatório, base, roteiro e material de apresentação cumprem funções diferentes e podem ter permissões próprias.

Especifique formato, conteúdo e direitos

Registre o que entra em cada entrega. Para base, indique formato, versão, colunas, códigos, dicionário, idioma, regras de exclusão e tratamento de valores ausentes. Para relatório, descreva perguntas, método, amostra, limitações, tabelas e apresentação. Defina se haverá arquivos editáveis, gravações ou dados brutos. Não presuma que entregar relatório autoriza repassar todos os dados coletados. A LGPD e as regras aplicáveis orientam finalidade, acesso e compartilhamento de dados pessoais.

O Código Civil, quando rege a relação, permite parâmetros objetivos e orienta boa-fé. Indique critérios de qualidade, prazo de revisão, responsável e o que conta como ajuste. Um relatório pode ser aceito quanto ao escopo e o comprador pedir nova análise, que exige decisão comercial. Separe erro de entrega e solicitação adicional. Defina também idioma e versão de cada documento para evitar que uma tradução antiga seja considerada vigente.

Teste abertura, coerência e rastreabilidade

Abra a base em uma ferramenta representativa, confira quantidade de linhas, colunas e tipos. Compare totais do relatório com a versão da base. Se há agregações ou ponderações, documente a fórmula. Registre identificadores de tabela e arquivo. Para dados de pesquisa, confirme que os filtros de privacidade e restrições foram aplicados conforme o acordo. Use uma amostra de registros e mostre a origem das exclusões. Mantenha dados brutos em área autorizada quando precisarem ser conservados.

Defina aceite técnico e comercial. O comprador pode confirmar que abre o arquivo e ainda revisar conclusões. Registre ressalvas, correções e data. O CPC 47, quando aplicável, trata de obrigações de desempenho e aceitação. A contabilidade avalia o tratamento com contrato e fatos. No financeiro, relacione cada marco ao pedido e à invoice. Se uma parte foi aprovada, confira se o contrato permite cobrar separadamente.

Exemplo de dois entregáveis

Uma exportadora entrega relatório de 25 páginas e CSV com 180 respostas válidas, conforme a proposta fictícia. O comprador abre o arquivo, mas identifica dois códigos sem legenda. A equipe corrige o dicionário e gera versão 2. O relatório usa a mesma base e é aprovado. A pasta contém manifesto com versões, datas, formatos e responsável. A evidência comercial identifica os dois entregáveis aceitos.

Depois, o comprador pede transcrições. A proposta não incluía esse material. A empresa avalia finalidade, permissões e custo e confirma se uma versão reduzida é suficiente. A cobrança principal permanece ligada ao pacote aceito. Se houver novo pedido, recebe escopo e autorização próprios. O financeiro concilia pagamento pela referência do marco, sem anexar conteúdo das entrevistas.

Feche com uma lista de conferência

Inclua nome e versão dos arquivos, data, formato, tamanho, acesso e critérios. Teste download ou abertura pelo perfil do comprador. Confira se o relatório pode ser recalculado com a base autorizada e se as limitações foram explicadas. Registre ressalvas, correções e aceites. Depois, ajuste permissões e guarde os originais conforme a política. Se uma base foi revisada, mantenha a relação entre versões para explicar qual sustentou a invoice.

Faça uma primeira amostra de aceite antes da entrega final. Envie uma estrutura sem dados sensíveis ou com dados fictícios para confirmar formato, separador, codificação e nomes de colunas. Se o cliente pretende importar no próprio sistema, peça que teste a leitura. Um arquivo pode abrir em planilha e falhar no sistema por tipo de data ou identificador. Registre quais transformações são parte da entrega e quais ficam com o comprador.

Para o relatório, mantenha uma tabela de referência entre indicadores e campos. Se uma tabela exclui respostas incompletas, identifique a regra. Se o comprador pede recorte novo, confirme se o trabalho entra na rodada de revisão. A evidência de aceite deve indicar versão, data, responsável e ressalva.

Depois de entregar, compare a versão aprovada da base com a usada no relatório. Se um arquivo foi corrigido, preserve a relação e a decisão sobre publicar de novo. Para pagamento em fases, indique valor aprovado e estado de cada uma. Se a base tem restrição de uso, registre quem recebeu, por qual canal e até quando. A contabilidade precisa do aceite e do documento comercial, com as referências, sem acesso a dados desnecessários. No encerramento, teste a recuperação da versão original e confira o prazo para retirar permissões.

Indique também a data do teste de importação.

Perguntas frequentes

Posso cobrar relatório antes da base?

Siga o contrato e os marcos de aceite. Se a cobrança parcial for permitida, registre o que foi aprovado.

Base bruta sempre faz parte da pesquisa?

Confira escopo, finalidade, direitos e regras de dados. Defina antes de compartilhar.

Que teste ajuda a validar a entrega?

Abra os arquivos com perfil autorizado e refaça uma amostra de tabelas com a base e o dicionário.

Fontes oficiais

• Câmara dos Deputados — Código Civil atualizado
• CPC — receita de contrato com cliente
• Câmara dos Deputados — LGPD atualizada

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