Quando a entrega fica em uma pasta compartilhada, o link pode continuar igual enquanto os arquivos mudam. Para comprovar o aceite, registre qual versão o comprador recebeu e qual ele aprovou. Combine onde guardar a versão final e quem precisa manter acesso depois que o trabalho termina. A versão em uso e a versão aprovada podem ser diferentes quando o cliente passa a editar o material.
Comece identificando o arquivo, a pasta e a pessoa responsável pelo aceite. Se a ferramenta mantém histórico, consulte como recuperar a versão. O Google Drive e o Google Docs documentam controles diferentes conforme o tipo de arquivo. Use o recurso disponível e guarde a evidência conforme as permissões do cliente.
Registre qual versão foi entregue
| Informação | Onde anotar | O que ela confirma |
|---|---|---|
| Identificador do arquivo | Índice da entrega | Qual documento foi compartilhado |
| Versão e data | Nome, histórico ou registro do projeto | Qual conteúdo estava disponível |
| Permissões | Controle do workspace | Quem podia abrir ou editar |
| Aceite | Portal, e-mail ou registro acordado | Quem aprovou aquela versão |
Se há mais de um arquivo, envie uma lista com a função de cada um. Um pacote pode conter a versão final, a fonte editável e o guia de uso. Indique quais arquivos fazem parte do aceite e quais são auxiliares. Preserve os nomes usados na entrega para que o comprador consiga localizar cada item.
Exemplo com arquivo editado depois do aceite
Uma PJ entrega um manual em pasta do cliente. A responsável aprova a versão 4, e o prestador guarda a confirmação com a referência do arquivo. Na semana seguinte, a equipe interna do comprador altera uma seção. No exemplo, o link continua o mesmo, mas a equipe consegue localizar o estado aprovado pelo histórico ou pela cópia que foi autorizada.
A invoice cita o projeto e a entrega. Se o cliente questionar o conteúdo depois, a prestadora pode comparar a versão aprovada com a versão atual. Quando a mudança posterior exigir trabalho novo, registra o pedido e combina orçamento antes de executar.
Use cópia final ou versão identificada conforme o acordo
Em documentos que continuam editáveis, combine se será criada uma cópia de referência ou se o histórico basta. Se o contrato exige PDF final, guarde o PDF e associe a versão do documento de origem. Se o cliente restringe cópias, preserve o identificador e peça uma confirmação que possa ficar no arquivo da prestação.
Para arquivos enviados em formato binário, verifique a retenção de versões da ferramenta. Se houver prazo de expiração, salve a evidência no local aprovado ou peça que o comprador mantenha a versão. Confirme a política antes de exportar material confidencial.
Confira permissões no momento da entrega
Teste o acesso com o perfil autorizado ou peça ao comprador que confirme que consegue abrir e baixar o que foi contratado. Se o arquivo depende de licença, indique o requisito. Um link válido para o prestador pode exigir autorização diferente para o comprador. Guarde a confirmação e o nome da pessoa que recebe a pasta.
Se o projeto encerra com transferência de propriedade ou remoção de acesso, registre a data e a pessoa que assume. Antes da mudança, confirme quais documentos a empresa brasileira pode preservar. Depois, guarde a confirmação do cliente ou o protocolo que mostra a transferência.
Feche com uma referência reutilizável
Relacione o índice da pasta, a versão aprovada e a invoice. Guarde contrato, aceite e comprovante quando o dinheiro entrar. Se houve revisão, mantenha os registros da versão anterior e da final. Informe à contabilidade qual entrega corresponde à cobrança e ao período.
Quando a equipe usar a mesma pasta em outro projeto, crie um índice separado. Uma versão final de um contrato pode ser ponto de partida de outro. Registre as mudanças e os novos aceites para que a cobrança de cada projeto permaneça identificável.
Confirme o endereço da versão que será consultada
Se o comprador moveu os arquivos depois da entrega, registre o novo local e preserve a referência original. Peça confirmação de quem pode consultar a versão aprovada. Se algum arquivo ficou com outro responsável, indique onde o cliente pode localizá-lo.
Registre a composição de pacotes com muitos arquivos
Se o projeto entrega um conjunto grande, indique os nomes, os formatos e a versão de cada grupo. Quando um arquivo precisa ser substituído antes do aceite, registre qual cópia deixou de valer e informe o comprador. Peça que ele confirme a abertura do pacote atualizado. Guarde o índice como parte do aceite, de modo que a equipe consiga conferir quais itens pertenciam à versão final.
Perguntas frequentes
Um link é prova suficiente da versão entregue?
Associe o link a uma versão, data e confirmação de aceite. O conteúdo acessado pelo mesmo link pode mudar.
Como guardar a evidência se o cliente impede cópias?
Use o procedimento autorizado. Peça uma confirmação com referência e versão que a empresa possa manter.
O que fazer se o cliente editar depois do aceite?
Preserve o registro da versão aprovada e identifique as mudanças posteriores. Confirme se há nova entrega ou apenas edição interna do comprador.
Fontes oficiais
- Google Drive — atividade e versões de arquivos
- Google Docs — histórico de versões
- GOV.UK — padrão de gestão de projetos GovS 002
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Marina Silva
Consultora Internacional · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.
