Quando o cliente altera um pedido de compra após o início do projeto, guarde a versão original e a nova. Compare preço, moeda, quantidade, prazo, escopo e linhas afetadas. Confirme a data em que a mudança passa a valer e se ela se aplica a entregas anteriores. A invoice precisa usar a referência e a composição aprovadas para o serviço efetivamente prestado.
Identifique a versão que o cliente aprovou
Abra o pedido original e o pedido revisado no canal do cliente. Anote o número, a versão ou data de emissão e o responsável pela aprovação. Se o portal mantiver o mesmo número com revisão, guarde a identificação da revisão. Se o cliente cancelar um pedido e emitir outro, preserve a ligação entre os dois. O procedimento pode variar conforme a plataforma e o comprador. A documentação da SAP, por exemplo, descreve o uso de pedidos e invoices no SAP Business Network em fluxos de fornecedores.
Compare o pedido com o contrato e o aditivo quando houver. Um pedido pode refletir uma mudança operacional sem alterar todo o escopo contratual. Se houver conflito entre os documentos, peça ao responsável do cliente a instrução aplicável antes de faturar. Registre qual cláusula, linha ou entrega foi afetada. Se a mudança depender de aceite comercial, guarde a confirmação assinada ou registrada no canal acordado.
Compare as versões em uma tabela
| Campo | Versão anterior | Revisão a confirmar |
|---|---|---|
| Número e linha do pedido | Referência usada nas entregas anteriores | Número ou linha vigente |
| Valor e moeda | Preço original | Preço novo e data de vigência |
| Escopo | Entregáveis originais | Inclusões, exclusões ou substituições |
| Prazo e aceite | Marcos anteriores | Marcos alterados e aprovadores |
| Faturamento | Invoices já enviadas | Regra para cobrar o saldo |
Não sobrescreva o PDF ou a exportação do pedido anterior. Guarde as duas versões e um resumo das diferenças. Indique qual versão corresponde a cada entrega. Se o cliente mandar uma atualização por e-mail, compare com a versão do portal antes de fechar a cobrança. Se o sistema ainda não tiver atualizado, registre quem autorizou a exceção e o que está pendente.
Exemplo com uma linha entregue antes da alteração
Uma agência recebe o pedido 301 com duas linhas. A primeira prevê diagnóstico de USD 900. A segunda prevê implantação de USD 2.100. O cliente aceita o diagnóstico e reduz o escopo da implantação para USD 1.700. A agência guarda o aceite da primeira linha, a revisão da segunda e a instrução do cliente sobre a invoice. Se o diagnóstico já foi faturado com a versão original, a empresa preserva a referência. A nova cobrança usa o valor e a linha aprovados para a implantação.
Se o cliente cancelar o pedido original e publicar outro, confirme o que acontece com a invoice já enviada. Uma alteração no portal pode exigir referência cruzada para a aprovação do financeiro. Registre qual documento permanece válido e o que precisa ser ajustado. Se houve pagamento parcial, preserve o vínculo antes de emitir uma nova cobrança, para que a equipe do cliente não liquide o mesmo item duas vezes.
Feche a trilha de pedido, entrega e caixa
Para cada invoice, indique o pedido, a linha, a revisão, o período e o aceite. Guarde o comprovante da transação e o extrato quando a cobrança for liquidada. Se o cliente pagar várias linhas juntas, registre a distribuição confirmada. Se o valor não bater com a revisão, compare o principal, o pagamento e eventuais tarifas antes de reabrir o pedido. Mantenha uma linha de pendência quando a aprovação ou a evidência estiver faltando.
Proteja o acesso aos documentos, especialmente se a compra contiver dados pessoais ou informações comerciais do cliente. Guarde o arquivo original e trabalhe com cópias de conferência. Defina quem pode atualizar a ficha e quem valida a versão usada no faturamento. Teste uma invoice de um pedido alterado no fechamento, partindo do crédito até a entrega aprovada.
Revise pedidos recorrentes antes do próximo ciclo
Se o cliente reutiliza a mesma ordem por vários meses, confira saldo do pedido, moeda e prazo de validade. Registre o que foi faturado e quanto ainda está autorizado. Quando chegar uma revisão, confirme se o saldo anterior foi carregado ou recalculado. Preserve a aprovação da nova composição e vincule a primeira invoice emitida após a mudança.
Se a revisão mudar a entidade compradora, confirme também o cadastro do fornecedor e a instrução fiscal antes de associar as linhas.
Perguntas frequentes
Posso apagar o pedido antigo depois que o portal publicou a revisão?
Preserve a versão usada nas entregas e invoices anteriores. Guarde a revisão com a data de vigência e a relação entre os registros.
Uma revisão de preço vale para o que já foi entregue?
Confira o contrato e a confirmação do cliente sobre a vigência. Registre quais linhas e períodos foram afetados.
Qual número indicar se o cliente emitiu outro pedido?
Siga a instrução de faturamento aprovada e preserve o vínculo com o pedido anterior e com as cobranças já enviadas.
Fontes oficiais
- SAP — cadastro de fornecedor na rede de negócios
- SAP — fluxo de pedidos e invoices para fornecedores
- ANPD — segurança da informação para agentes de pequeno porte
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"Exporto serviços de consultoria para os EUA e a equipe cuida de toda a parte fiscal e cambial. Economizo muito com a isenção de ISS."
Marina Silva
Consultora Internacional · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.
