Como informar o número da ordem de compra na invoice internacional

Se o cliente estrangeiro exige um número de pedido na invoice, solicite a ordem de compra antes de enviar a cobrança. Confira entidade, número, linha do pedido e saldo disponível. Depois copie a referência para o campo indicado pelo contas a pagar. A ordem de compra identifica a autorização de compra do cliente. A invoice tem número próprio e identifica o documento de cobrança da sua empresa.

Descubra onde o cliente faz a validação

Peça o manual do fornecedor ou uma instrução escrita do contas a pagar. Em alguns fluxos o número deve constar no cabeçalho da invoice. Em outros, o portal exige um campo estruturado e uma referência por linha. O PDF pode estar correto para leitura humana e ainda voltar se o campo do portal ficar vazio. Confirme se a mesma informação deve entrar nos dois lugares.

Sistemas de pagamento corporativo podem comparar fornecedor, quantidade, preço e outros campos da invoice com a ordem de compra. A documentação do SAP Concur mostra que as regras de correspondência podem ser configuradas em níveis diferentes. Pergunte quais validações o cliente usa no seu cadastro. O gerente que encomendou o serviço pode aprovar a entrega sem ter permissão para ajustar uma ordem de compra.

Confira a ordem e a entrega antes de emitir

Ao copiar o número, preserve prefixos, zeros à esquerda e outros caracteres exigidos. Uma planilha pode transformar “000481” em “481”, o que muda o resultado em portais que comparam texto. Se a ordem foi alterada, guarde a revisão vigente e as instruções sobre sua data de efeito. Para uma cobrança recorrente, confira se o pedido anterior ainda tem vigência e saldo antes de reutilizar o número.

Exemplo de invoice para uma consultoria mensal

Uma consultoria brasileira executa 20 horas de suporte a USD 120 por hora. O cliente fornece a ordem PO-000481 com uma linha de suporte e uma de implantação. A equipe confere que o suporte pertence à linha 0020 e que há USD 3.000 de saldo naquela linha antes da cobrança. Ela emite a invoice INV-014, registra USD 2.400 para as 20 horas e informa PO-000481, linha 0020, no campo indicado.

Se o cliente só aprovar 18 horas, o total aprovado passa a USD 2.160. Antes de reenviar a cobrança, a consultoria confronta o relatório de horas com o aceite e confirma a razão das duas horas pendentes. Se a discussão for apenas sobre saldo do pedido e todas as horas estiverem corretas, solicita que o cliente atualize a autorização de compra. Reduzir o valor sem esclarecer a causa pode ocultar uma cobrança legítima ou um erro de cadastro.

Se a invoice já foi devolvida, confirme o motivo exato

Leia o retorno do portal e salve o código da rejeição. “Pedido não encontrado”, “linha inválida”, “saldo insuficiente” e “fornecedor divergente” exigem ações diferentes. Se faltar apenas um campo de transmissão, confirme se o cliente permite corrigir os dados do portal sem emitir outro PDF. Se a cobrança precisa mudar, combine o procedimento de correção e preserve a referência à versão enviada inicialmente.

Antes de enviar uma segunda versão, verifique o status da primeira. Um pedido de correção encaminhado por e-mail não garante que o contas a pagar já cancelou ou rejeitou a invoice anterior. Registre o identificador do protocolo e peça confirmação de qual versão será processada. Assim o financeiro da PJ acompanha um único valor em aberto e reduz o risco de conciliar um crédito com o documento errado.

Guarde o conjunto de documentos para o fechamento

Arquive ordem de compra, contrato, evidência de entrega, invoice enviada e protocolo do cliente. Mantenha o número do pedido em campo pesquisável no controle de contas a receber. Se o pagamento vier agrupado, use o detalhamento do cliente para ligar cada parcela à invoice e à ordem. Para a contabilidade, indique também quais documentos fiscais foram emitidos e quais ajustes ainda estão em análise. O pedido de compra compõe a documentação comercial da operação.

Confira também a moeda do pedido

Uma ordem de compra em euros e uma invoice em dólares podem indicar divergência de cadastro, mesmo quando os totais têm valor econômico parecido. Peça ao comprador para confirmar a moeda autorizada e a referência a usar no portal. Se a negociação permitiu cobrança em moeda diferente, conserve a instrução e o cálculo que explicam a equivalência. Também registre se o limite do pedido considera o valor bruto ou apenas o preço do serviço, conforme a regra do cliente.

Perguntas frequentes

Posso usar o número da ordem como número da invoice?

Mantenha as referências em campos próprios. A numeração da invoice identifica sua cobrança. O número da ordem de compra aponta para a autorização de compra no sistema do cliente.

E se o cliente pedir a invoice antes de enviar a ordem?

Confirme se o contas a pagar aceita um documento provisório ou se a cobrança deve aguardar o cadastro do pedido. Guarde a instrução e alinhe o efeito sobre o vencimento.

O que fazer se o pedido não tiver saldo suficiente?

Confira valores, moeda, linha e cobranças anteriores. Solicite revisão da autorização quando o serviço foi aprovado e o saldo disponível diverge. Envie a cobrança pelo fluxo indicado pelo cliente.

Fontes oficiais

• SAP Concur — correspondência com ordens de compra
• SAP Concur — regras e status de correspondência

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• Gerador de invoice

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