Como conciliar uma invoice por milestone na Deel

Em um contrato por milestone na Deel, a etapa concluída, o aceite do cliente, a cobrança e a entrada no saldo são eventos diferentes. Para acompanhar uma liberação parcial, comece identificando exatamente qual etapa o cliente aprovou e qual valor está associado a ela. A pergunta principal é simples. O saldo restante representa trabalho ainda sem aceite, cobrança aberta ou valor já pago que está aguardando processamento?

Separe a etapa contratada da etapa aceita

Abra o contrato correto e localize o plano do projeto. Confira a descrição da entrega, o critério de aceite e o valor atribuído a cada etapa. Se o mesmo cliente mantém mais de um contrato com sua PJ, use o identificador do contrato na planilha e no nome dos arquivos. O título do projeto pode ser igual em duas negociações e, sozinho, é insuficiente para reconciliar os documentos.

A Deel descreve um fluxo em que a etapa concluída é submetida para aprovação e a plataforma gera a invoice correspondente. A permissão para registrar uma entrega depende da configuração do cliente. Se a ação não estiver disponível, confirme quem tem acesso antes de criar uma segunda cobrança por fora. Guarde o protocolo de entrega e o aceite. Eles ajudam a esclarecer se a aprovação cobriu o pacote inteiro ou somente uma parte já prevista.

Se o cliente aceitou apenas parte de um marco originalmente indivisível, peça que as duas equipes formalizem o novo recorte. Registre a entrega liberada, o que ainda falta, o valor de cada parte e quem aprovou a divisão. Um campo de observação ajuda a explicar a diferença entre a versão inicial do contrato e a cobrança efetiva. Use o procedimento de alteração permitido pelo contrato e pela plataforma.

Acompanhe a cobrança e o pagamento separadamente

Associe cada invoice ao marco que a originou. Anote identificador, moeda, valor, data de envio e status. A central da Deel explica que o fluxo por milestone não segue um ciclo regular de invoices como outros contratos. A disponibilidade do dinheiro depende do processamento do pagamento do cliente pela Deel. Por isso, acompanhe o saldo com o registro da operação em mãos.

Crie uma visão que some separadamente valores planejados, aprovados, faturados e creditados. Uma etapa só deve aparecer na coluna de crédito quando o extrato mostrar o movimento. Se houve retirada, vincule o identificador dela à sua conciliação financeira. Uma retirada de várias entradas pode quitar a trilha bancária sem juntar as etapas em uma única cobrança.

Exemplo de projeto entregue em três marcos

Uma PJ brasileira vende uma integração por USD 6.000, dividida em diagnóstico de USD 1.200, entrega técnica de USD 3.000 e homologação de USD 1.800. O cliente aprova e paga o diagnóstico. A Deel mostra os USD 1.200 no saldo. A entrega técnica foi submetida, mas ainda aguarda aceite. A homologação segue no cronograma.

Nesse cenário, o controle comercial mostra USD 4.800 fora do saldo. Há USD 3.000 aguardando aceite e USD 1.800 em uma etapa futura. Enviar ao financeiro apenas o total pendente esconde duas ações diferentes. Para o primeiro valor, confirme se o responsável recebeu a entrega. Para o segundo, acompanhe o calendário e a disponibilidade da equipe do cliente.

Se a entrega técnica for dividida em USD 2.000 de implantação e USD 1.000 de documentação, guarde a autorização antes de refletir a nova divisão. O saldo planejado do contrato continua em USD 6.000 nesse exemplo. A documentação explica como os três marcos iniciais se desdobraram nas cobranças reais.

O que enviar no fechamento do mês

• Contrato ou aditivo com o valor dos marcos e os critérios de aceite.
• Protocolos de entrega, aceite e histórico de revisões que mudaram o escopo.
• Invoices, referências do cliente e extrato do saldo, cada um ligado ao marco correspondente.
• Comprovantes das retiradas e do banco, com moeda, datas e custos separados.
• Lista de etapas pendentes com valor e motivo, para que o contador saiba o que mudou desde o fechamento anterior.

Se o aceite saiu no último dia do mês e a entrada ocorreu no seguinte, mantenha ambas as datas na trilha. A sequência permite que a contabilidade avalie a operação pelos documentos aplicáveis. Registre também se o cliente exigiu referência de ordem de compra no portal. Uma invoice correta no valor pode ficar parada na aprovação interna se estiver vinculada ao pedido errado.

Perguntas frequentes

Aprovação do milestone significa pagamento?

O aceite indica que o cliente aprovou a etapa. Confira o pagamento e a entrada no saldo em registros separados. A documentação da Deel distingue a aprovação da cobrança e o momento em que o dinheiro fica disponível.

Posso usar o comprovante bancário para provar qual marco foi pago?

O extrato confirma o crédito bancário. Para identificar o marco, cruze a invoice, o movimento na Deel e o comprovante da retirada. Guarde o vínculo mesmo quando o saque reunir valores de várias etapas.

O que fazer quando o cliente aprova só parte da entrega?

Confirme o recorte, o valor e o responsável pela aprovação. Registre a alteração pelo canal previsto no contrato e pela configuração da Deel. Deixe as entregas restantes com status e responsável próprios.

Fontes oficiais

• Deel — envio e aceite de entregas por etapa
• Deel — quando o pagamento fica disponível

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