Quando uma invoice internacional precisa de correção, confirme se o cliente permite revisar o mesmo número ou exige outro documento. A regra depende do sistema, do estado da cobrança e das exigências aplicáveis. O controle deve permitir localizar a versão original, a alteração e a versão que o financeiro vai pagar.
Comece identificando o motivo. Pode ser um endereço de faturamento, referência de pedido, descrição, moeda ou valor. Uma correção de campo comercial pode ter um procedimento diferente de uma mudança que altera o total. Confira se o documento já foi aprovado, pago ou usado para emissão fiscal no Brasil.
Separe número, versão e estado
| Campo | Exemplo | Finalidade |
|---|---|---|
| Número da cobrança | Z-041 | Identificar a invoice no fluxo comercial |
| Versão interna | 1 ou 2 | Distinguir os arquivos enviados |
| Estado | Enviada, substituída, aceita ou paga | Indicar qual versão está em uso |
| Referência do comprador | Pedido ou registro de portal | Ligar a invoice à aprovação e ao pagamento |
As orientações britânicas sobre campos de invoice incluem um número de identificação único nas operações cobertas. Confirme as regras do cliente e da operação antes de reutilizar o número. Quando for permitido preservar o número, marque internamente as versões e peça que o comprador confirme qual arquivo substitui o anterior.
Use a situação da cobrança para escolher o procedimento
Se a invoice está em rascunho, corrija antes do envio e preserve a aprovação interna conforme o processo da PJ. Se já foi enviada, confirme se o cliente aceita atualização do documento no mesmo registro. Se foi aprovada ou paga, pergunte ao financeiro qual ajuste deve ser usado e registre a resposta.
Se uma mudança afeta NFS-e ou outro documento fiscal brasileiro, não aplique automaticamente a mesma regra de versionamento da invoice. Consulte a contabilidade e guarde a relação entre os documentos. O número comercial e a identificação fiscal podem seguir sistemas diferentes.
Exemplo com o mesmo número e outra versão
Uma prestadora envia a invoice Z-041 de GBP 1.650. O comprador pede que o número do pedido apareça no documento antes de aprovar. No exemplo, o portal permite atualizar o arquivo mantendo a mesma referência comercial. A empresa guarda a versão enviada primeiro e prepara a segunda com o campo correto.
O financeiro do cliente confirma que a segunda versão substitui a primeira. A prestadora registra a data, o motivo e o aceite. Quando o valor é pago, associa o crédito à versão aceita. Se o comprador exigisse um documento com número novo, a empresa manteria a relação entre os dois registros e a confirmação de que o anterior saiu da fila.
Crie um histórico de correções que possa ser revisado
Use campos para número, versão, motivo, quem solicitou, quem aprovou e data. Guarde a referência do envio anterior e do novo. Quando possível, indique quais campos mudaram. Se o valor foi corrigido, registre o total anterior e o novo total em suas moedas.
O nome do arquivo pode incluir a versão interna. O documento deve seguir o formato aceito. Na mensagem de reenvio, diga qual versão será processada e por quê. Se o portal não permite consultar a versão anterior, mantenha a confirmação e a cópia que a PJ enviou.
Confira a cobrança aprovada antes de conciliar
Verifique se o portal mostra o valor e a referência corretos. Se a data de vencimento mudou, guarde a confirmação. Quando o pagamento chegar, confira qual número aparece no comprovante e compare com o histórico. Um comprador pode usar o identificador interno do portal. A relação entre os dois números permite localizar a invoice.
Se o cliente pagar pela versão anterior, registre o valor efetivo e informe a divergência. Peça a decisão sobre complemento, devolução ou ajuste. Preserve a sequência para a contabilidade entender a cobrança original e o que foi pago.
Organize a pasta para encontrar a versão válida
No índice do mês, marque a versão aceita e a data da confirmação. Mantenha as anteriores arquivadas com estado de substituição. Se alguém baixa uma cópia fora do sistema, o índice informa qual deve ser enviada ao cliente. Isso reduz dúvidas quando há mais de uma revisão.
Confira quais sistemas receberam a versão corrigida
Uma invoice pode ter sido enviada por e-mail, anexada a um portal e registrada na planilha do prestador. Confira quais registros precisam ser atualizados e em que ordem. Quando o comprador troca o anexo no portal, guarde a confirmação e informe à equipe que a cópia enviada por e-mail foi substituída. Use a mesma referência no acompanhamento até o crédito.
Perguntas frequentes
Posso manter o número sequencial em qualquer correção?
Confira as regras aplicáveis e o procedimento do comprador. Quando o número puder permanecer, mantenha as versões e a confirmação de qual documento vale.
Como marcar a invoice antiga?
Use um estado de substituição ou cancelamento conforme o fluxo. Preserve o arquivo, a data e a referência da versão usada.
O que fazer se o pagamento veio com o número antigo?
Use o comprovante, o valor e a confirmação do comprador para identificar a origem. Registre qualquer diferença e o ajuste acordado.
Fontes oficiais
- GOV.UK — campos de uma invoice
- Small Business Commissioner — conferência de invoices
- Small Business Commissioner — guia prático de faturamento
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Perguntas Frequentes
"Exporto serviços de consultoria para os EUA e a equipe cuida de toda a parte fiscal e cambial. Economizo muito com a isenção de ISS."
Marina Silva
Consultora Internacional · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.
