Um crédito internacional pode entrar duas vezes no ERP quando a equipe importa o extrato da plataforma e o do banco ou repete uma importação. Antes de corrigir, identifique se houve uma duplicidade no controle, dois eventos distintos do mesmo fluxo ou dois créditos reais. Compare a conta, a moeda e as referências de origem.
Reúna os extratos, o comprovante do cliente e as linhas do ERP. Registre qual documento gerou cada importação e em que data. Se o valor aparece em duas fontes, confira se uma mostra recebimento e a outra mostra transferência entre contas. Os dois movimentos podem existir e precisar de classificações diferentes.
Compare os campos que distinguem os eventos
| Campo | O que verificar | Por que importa |
|---|---|---|
| Conta e moeda | Origem de cada linha | Se os eventos ocorreram no mesmo saldo |
| Referência da fonte | ID, comprovante ou código da importação | Se é a mesma operação repetida |
| Tipo de evento | Entrada, retirada, transferência ou ajuste | Qual classificação pode se aplicar |
| Vínculo comercial | Invoice ou recebimento correspondente | Se a cobrança foi baixada mais de uma vez |
Dois lançamentos com o mesmo valor e data podem representar clientes diferentes. Use o identificador, a descrição e o comprovante. Quando a fonte não oferece uma chave estável, guarde o conjunto de campos que permitiu confirmar o vínculo. Marque casos duvidosos para revisão.
Exemplo com importação repetida
Uma PJ importa um extrato que registra USD 1.200 do cliente. Depois, outra pessoa carrega o mesmo período. O ERP mostra duas entradas com a mesma referência da fonte. No exemplo, o extrato confirma um único crédito, e a equipe encontra duas importações. Ela documenta a duplicidade e encaminha a correção conforme o procedimento autorizado.
Em outro cenário, uma entrada de USD 1.200 aparece na plataforma e outra linha registra a transferência do saldo para um banco. As duas movimentações ocorreram. A equipe mantém os eventos, vincula origem e destino e confere a classificação para evitar tratar a transferência como nova receita.
Preserve o estado antes de corrigir
Salve a referência dos registros, os extratos e a versão do fechamento. Indique qual linha deve permanecer e por qual motivo. Se a operação já foi contabilizada ou afetou uma apuração, consulte a contabilidade antes de alterar. O CPC 23 trata da retificação de erros para entidades em seu âmbito. O procedimento aplicável depende da situação.
Se a correção no ERP permite estorno, reclassificação ou remoção de uma importação provisória, siga o fluxo previsto pela empresa. Registre quem aprovou e o resultado. Não altere o extrato original. Ele é a evidência que sustenta a conferência.
Confira o saldo e a invoice depois da correção
Compare o saldo do ERP com o extrato, por conta e moeda. Verifique se a invoice ficou baixada uma vez e se o recebimento permanece ligado ao comprador. Se o saldo já foi levado ao mês seguinte, confira a abertura. Quando existir conversão, preserve o valor original e a referência da taxa usada conforme orientação contábil.
Se o ERP alimenta relatórios de gestão e contabilidade, verifique quais visões foram atualizadas. Uma correção na conciliação pode exigir outra ação em um relatório já exportado. Registre o período, o arquivo e a pessoa responsável.
Ajuste a importação para a próxima revisão
Defina quais campos identificam uma transação e se o sistema avisa quando um arquivo já foi usado. Evite importar períodos sobrepostos sem uma regra de conferência. Se a mesma empresa usa duas fontes, documente qual delas registra o crédito do cliente e qual confirma o movimento para o banco.
Guarde a decisão e a evidência no fechamento. Informe à contabilidade o que foi corrigido e quais documentos comprovam o resultado. Uma planilha de conferência pode listar o total da conta antes e depois, com a referência do ajuste.
Confira como o ERP reconhece ajustes da plataforma
Uma reversão ou devolução pode aparecer com valor igual ao crédito original e outro sinal. Confira a natureza e o identificador antes de agrupar. Se o sistema tratar a referência do ajuste como repetição, preserve os dois eventos e peça revisão da regra de importação.
Confira os registros que recebem dados do ERP
Depois da correção, pesquise o identificador nas visões que usam a importação. Confira se o relatório de cobrança, o fluxo de caixa e a exportação contábil mostram a mesma sequência de eventos. Se uma versão anterior já foi enviada, registre quem precisa da versão revisada. Guarde o total por moeda e a evidência da mudança para explicar por que a diferença desapareceu no mês seguinte.
Perguntas frequentes
Dois lançamentos iguais significam duplicidade?
Compare os IDs, as contas e os tipos de movimento. O mesmo valor pode representar operações diferentes.
Posso apagar a linha duplicada?
Use o procedimento autorizado e preserve as evidências. Se houver lançamento contábil ou apuração, confirme o tratamento com a contabilidade.
Como conferir que a correção funcionou?
Compare o ERP com o extrato, confira a baixa da invoice e verifique o saldo de abertura do período seguinte.
Fontes oficiais
- Conselho Federal de Contabilidade — orientações sobre Livro Diário
- Comitê de Pronunciamentos Contábeis — CPC 23, estimativas e retificação de erros
- Comitê de Pronunciamentos Contábeis — CPC 02 (R2), efeitos do câmbio
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"Exporto serviços de consultoria para os EUA e a equipe cuida de toda a parte fiscal e cambial. Economizo muito com a isenção de ISS."
Marina Silva
Consultora Internacional · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.
