Uma compra internacional no cartão PJ pode gerar dois créditos de estorno se o fornecedor devolve o valor em partes. Para conciliar, identifique o débito original, o valor de cada estorno e a moeda que consta em cada documento. Separe os valores prometidos pelo fornecedor dos créditos que já apareceram na fatura.
Comece pelo comprovante de compra e pelo pedido de devolução. Se o fornecedor emitiu duas confirmações, guarde as referências e o valor que cada uma representa. Depois consulte o emissor e confira se o crédito apareceu no cartão, em qual fatura e com qual descrição. Os prazos e os estados dependem da instituição e da transação.
Registre o débito e cada crédito em linhas separadas
| Linha | Informação a guardar | Para que serve |
|---|---|---|
| Compra | Data, moeda, valor e referência | Identificar o débito original |
| Primeiro estorno | Confirmação, valor e estado | Acompanhar a primeira parcela |
| Segundo estorno | Referência e valor próprios | Conferir se o restante entrou |
| Saldo | Valor esperado e valor confirmado | Identificar diferença ainda em aberto |
Se a fatura mostra um crédito em reais e o fornecedor devolveu em moeda estrangeira, guarde os dois valores. Confira a informação do emissor sobre conversão e custos. Some os estornos na moeda original para comparar com o que o fornecedor prometeu. Em outra visão, compare o efeito líquido na fatura.
Exemplo com estornos em faturas diferentes
Uma empresa compra uma licença por USD 500 e o fornecedor aprova a devolução em duas parcelas de USD 200 e USD 300. No exemplo, a primeira aparece na fatura do mês e a segunda só na fatura seguinte. A PJ liga as duas à compra e mantém USD 300 em acompanhamento até confirmar o segundo registro.
Quando ambos aparecem, a empresa confirma que a devolução prometida de USD 500 foi aplicada na origem. Depois compara os créditos em reais com o débito em reais, considerando o que a fatura informa. Se os totais em reais não coincidem, mantém a diferença identificada e consulta o emissor sobre a origem.
Confira se há dois créditos ou duas referências do mesmo evento
Um fornecedor pode enviar um aviso e depois um comprovante com dados da mesma devolução. Compare valor, data e identificador. Se o cartão registra apenas uma linha, consulte se o outro crédito ainda está pendente ou se os documentos representam o mesmo estorno. Guarde o histórico para evitar contar uma promessa como entrada.
Quando o emissor mostra um crédito provisório de contestação e depois um reembolso do fornecedor, confirme o estado com a instituição. Pode haver reversão de uma linha. Registre cada evento e acompanhe até saber quais créditos permaneceram. Use o saldo final da fatura para a conferência.
Compare o tratamento da compra original
Se a despesa já foi atribuída a um projeto, use a mesma referência para o estorno. Se o cliente reembolsou a despesa, informe o comprador e confirme como o valor será tratado. Guarde a autorização de compensação ou devolução. Para a documentação contábil, entregue a fatura original, os créditos e os comprovantes do fornecedor.
Se o cartão foi substituído, confirme com o emissor onde o crédito aparece. Preserve os dados mínimos para identificar o cartão anterior sem divulgar números completos. Anote o canal e a referência usados para acompanhar.
Feche o mês com pendências visíveis
Mostre o valor comprado, o total de créditos confirmados e o que falta. Se o fornecedor autorizou a devolução e o emissor ainda não registrou, anote a previsão e quem acompanha. Quando o crédito aparecer, acrescente a data e a moeda da fatura. Evite reescrever o fechamento anterior.
Na rotina da PJ, guarde o comprovante de compra, as mensagens do fornecedor, a fatura e a decisão contábil quando aplicável. Se houve tarifa ou diferença em reais, identifique a evidência. O fechamento precisa mostrar por que o valor original mudou e em qual período.
Confirme se os créditos foram aplicados ao saldo correto
Quando o cartão tem mais de uma conta ou centro de custo, confira onde a devolução apareceu. Se o ajuste está em uma fatura já paga, consulte a instituição para entender como ele entrou no saldo seguinte. Guarde a confirmação junto da compra.
Trate devolução que inclui itens de pedidos diferentes
Se o fornecedor emitiu um crédito para mais de uma compra, peça a composição com valor por pedido. Registre qual parte pertence à despesa do projeto e qual entra em outro centro de custo. Quando o emissor disponibiliza um único identificador para o crédito, use a memória aprovada para distribuir o valor sem criar outros lançamentos na fatura.
Perguntas frequentes
Posso somar os estornos sem olhar a moeda?
Compare na mesma moeda e preserve os valores originais. Use outra visão para o efeito em reais.
O e-mail do fornecedor confirma o crédito no cartão?
Use o e-mail como evidência da solicitação ou confirmação do fornecedor. Confira a entrada no extrato do emissor.
O que fazer se só entrou um dos créditos?
Mantenha o outro em acompanhamento, com a referência e a previsão. Consulte o fornecedor ou o emissor conforme o estado.
Fontes oficiais
- Wise — reembolsos no cartão
- Banco Central — perguntas frequentes sobre cartões
- Wise — transações de cartão pendentes
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"Exporto serviços de consultoria para os EUA e a equipe cuida de toda a parte fiscal e cambial. Economizo muito com a isenção de ISS."
Marina Silva
Consultora Internacional · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.
