Como organizar extratos e conversões antes de trocar de contabilidade

Uma exportadora troca de escritório e entrega extratos do banco em reais. O novo contador encontra transferências de uma carteira em dólar, mas não consegue ver os recebimentos que formaram o saldo nem a conversão. O inventário deve seguir o dinheiro da invoice até o banco, com uma lista de contas, moedas, períodos e documentos. A tarefa começa pela cobertura e termina quando alguém consegue localizar a prova de um movimento sem depender do acesso antigo.

Liste contas, carteiras e rotas por moeda

Identifique banco, provedor, titular, moeda e estado da conta. Inclua carteiras sem movimento recente, contas fechadas no período, cartões que debitam saldo e plataformas que fazem repasse automático. Registre a data inicial e final de cada extrato, o fuso quando disponível e o responsável por baixar. Um extrato do banco de destino pode mostrar o valor convertido sem informar qual carteira originou. Guarde os dois lados e a referência da operação.

A Wise explica opções de extrato por saldo e formatos de exportação. Confira o relatório adequado a cada conta. Quando há opção de histórico de transações e extrato de saldo, documente a finalidade de cada um. Um histórico filtrado pode deixar de fora tarifas ou valores em outra carteira. Guarde o PDF ou arquivo original e, se necessário, uma versão tabular para conferência. Indique qual é a origem e qual passou por tratamento. O inventário deve deixar visível quais meses têm dados completos e quais dependem de retorno do provedor.

Reconstrua as conversões com a evidência da origem

Para cada conversão, registre valor e moeda enviados, valor e moeda recebidos, tarifa, taxa quando informada, datas e referências. Uma transferência entre contas na mesma moeda é outra operação. Uma conversão dentro da carteira pode gerar duas linhas com sinais diferentes. Faça o vínculo e preserve os identificadores. Se há transferência depois da conversão, relacione sem contar a receita de novo. O CPC 02 orienta o tratamento de transações em moeda estrangeira, quando aplicável. A contabilidade define as taxas e critérios com base na norma e nos fatos.

Mantenha as diferenças em um mapa de pendências. Se falta um mês, procure extrato diretamente na origem ou peça ao administrador autorizado. Se a conta foi fechada, solicite histórico com titular, período e saldo. Se o comprovante não mostra tarifa, peça relatório complementar. Registre quem pediu, prazo e alternativa documentada. O CFC fornece referências de escrituração e retificação. Um documento de origem não deve ser substituído por uma planilha que perdeu as referências.

Exemplo de carteira USD e banco BRL

Uma empresa recebe USD 3.000 de um comprador e USD 2.000 de outro na mesma carteira. A plataforma retém USD 40 de taxas comprovadas. A empresa converte USD 4.000 e deixa USD 960 na carteira, no cenário sem outros movimentos. O banco brasileiro mostra um crédito em reais. O escritório anterior exportou só o extrato em reais. A empresa acrescenta extrato em USD, comprovantes dos dois pagamentos e da conversão. Os identificadores ligam as invoices às entradas e a conversão ao crédito brasileiro.

A equipe encontra também uma carteira EUR sem uso no último mês, com EUR 120 de saldo. O inventário inclui o extrato e o responsável, embora não haja invoice no período. Na conferência, o novo escritório seleciona uma operação e reproduz os valores do bruto ao líquido. O saldo de abertura do período seguinte usa as posições comprovadas de cada carteira, conforme orientação contábil.

Entregue o índice junto com os arquivos

Organize por conta, moeda e período. Registre se cada item contém extrato, comprovante, arquivo estruturado e referência do fechamento. Inclua posição de saldo, início e fim e exceções. Compartilhe por canal autorizado, com acesso suficiente para o novo escritório conferir. Peça confirmação de que os arquivos abrem e de que o período está completo. Se a carteira mudou de provedor durante o ano, indique a data de corte e preserve os dois históricos.

Teste um pagamento parcial, uma conversão, uma tarifa e uma conta sem atividade. Verifique se a soma de movimentos e saldo inicial chega ao saldo final quando o extrato permite. Em cada diferença, indique se falta origem, data, moeda ou classificação. Um índice atualizado até o corte facilita identificar o que foi migrado e o que ainda precisa de regularização.

Nomeie os arquivos com período, moeda e origem e guarde o identificador interno da conta. Se o provedor exportar em mais de um formato, abra o arquivo tabular e o PDF e compare a cobertura. Registre data, responsável pela extração e filtro usado.

Perguntas frequentes

Quais contas entram no inventário?

Inclua as contas e carteiras usadas pela empresa no período, inclusive contas fechadas ou sem atividade com saldo ou documentos relevantes.

Extrato do banco em reais comprova toda a conversão?

Ele comprova o crédito na conta brasileira. Guarde também comprovante da conversão e extrato da conta de origem para ligar as etapas.

Como registrar mês sem extrato?

Abra pendência com conta, moeda, período e responsável. Busque o documento no canal oficial e informe eventual evidência substituta.

Fontes oficiais

• Wise — como baixar extratos de saldo
• CPC — efeitos das mudanças nas taxas de câmbio
• CFC — escrituração e retificação do Livro Diário

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