Como cobrar tradução técnica por palavra e por atualização de documento

Um manual de manutenção passa de 8.000 para 8.100 palavras. O cliente pede preço para 100 palavras novas, mas a revisão identifica 240 palavras substituídas, referências cruzadas alteradas e capturas que agora mostram outra interface. A diferença de tamanho descreve o volume total do documento. A diferença entre versões mostra o que precisa ser traduzido ou revisto. Um contrato por palavra funciona quando as partes têm um método repetível para separar essas duas medidas.

Congele a base da primeira tradução

Anote edição, data, formato de origem e anexos. Diferencie corpo do manual, tabelas, alertas de segurança, legendas, diagramas e texto embutido em imagem. Confirme qual ferramenta conta palavras, em qual idioma e como trata números, códigos de peça, hifens, espaços e cabeçalhos. A equipe pode conferir uma amostra antes de aprovar o orçamento. Se um arquivo PDF precisa de extração com OCR, estime o preparo em uma linha separada e documente se a contagem passará por conferência após a extração.

Defina classes de desconto ou preço inteiro para repetições, correspondências de memória e texto novo. Trechos reaproveitados com terminologia atualizada ainda podem exigir leitura. A documentação de TMX da RWS ajuda a reconhecer o papel da memória como arquivo de intercâmbio. Um relatório da ferramenta mostra resultados da memória disponível no momento da análise. Guarde a versão do relatório e a referência da memória para explicar uma diferença de contagem, sem enviar a base inteira ao financeiro.

Compare cada atualização com a edição aprovada

Peça o original editável da nova edição e o último original aceito. Faça comparação por capítulo, tabela e legenda. Se a numeração das seções mudou, identifique as chaves pelo conteúdo e pelo contexto. Em XLIFF, os identificadores ajudam a rastrear unidades, desde que a ferramenta mantenha as correspondências entre extrações. Os responsáveis pela integração precisam conferir se os códigos sobreviveram à conversão. Quando a origem chega só em PDF, registre o tempo e a possibilidade de conferir o delta manualmente.

Monte uma planilha de atualização com novo, alterado, movido, excluído e afetado por contexto. Uma instrução removida pode exigir renumeração, conferência de sumário e atualização de uma legenda. Um parágrafo reaproveitado pode mencionar uma seção que mudou de nome. Se a mudança altera uma instrução de segurança, peça ao responsável técnico do comprador a validação do novo sentido. A coleção do W3C serve como apoio para riscos de internacionalização em saídas digitais, como exibição de formatos, marcas e direções de texto.

Exemplo de medição e cobrança

Uma tradutora no Brasil conclui a edição A de um guia de instalação de 8.000 palavras. Na edição B, o cliente envia um arquivo editável. A comparação mostra 100 palavras inseridas, 240 palavras em trechos substituídos e 180 palavras em trechos de revisão contextual. O contrato ilustrativo cobra USD 0,18 por palavra nova ou substituída e USD 0,08 por palavra de revisão contextual. O valor calculado é USD 61,20 mais USD 14,40, total de USD 75,60. O preparo de três legendas revisadas é cobrado em linha própria se a proposta aceita previr o serviço.

O aceite aponta edição B, idiomas e as seções conferidas. Se o responsável técnico ainda precisa aprovar um alerta, marque a restrição e combine se a faturação ocorre por etapa. O financeiro recebe o pedido e a referência ao relatório de delta. Os arquivos com detalhes de engenharia seguem a política de acesso do projeto.

Defina o que acontece após a aprovação

A proposta deve prever se um erro de tradução ou a troca de uma referência pelo cliente segue procedimento distinto. Para dúvidas durante a tradução, registre quem responde e o prazo de retorno. Para atualização expressa, defina o momento de congelar a edição. Se duas versões circulam ao mesmo tempo, cada entrega deve ter um nome distinto e uma confirmação de destino. Para uma edição destinada a distribuição, confira se o pacote final inclui arquivos de referência prometidos e sumário atualizado.

Na hora de conciliar recebimento, relacione a invoice, o pedido e a edição. Em um contrato continuado, mantenha uma tabela por versão com valores e aceitações. Se o comprador pagar dois deltas na mesma transferência, as referências permitem fechar cada linha sem reconstruir o relatório de produção.

Antes do fechamento, confronte o delta com o índice publicado pelo cliente. Uma troca de código de peça pode afetar também a legenda do diagrama e o glossário, itens que a contagem do capítulo isolado deixa de fora.

Perguntas frequentes

Como cobrar se o cliente só envia a edição nova?

Proponha uma análise inicial para localizar a última base aprovada ou combinar uma contagem de revisão integral. Registre o método e obtenha aprovação antes de estimar o delta final.

Texto movido entra no preço de tradução?

Depende do acordo e da necessidade de revisão. Um trecho movido com referência, título ou significado alterado pode exigir conferência, mesmo se as palavras forem iguais.

O relatório da ferramenta precisa acompanhar a invoice?

Pode ficar como evidência interna ou compartilhada em canal seguro, conforme o cliente exigir. Na invoice, a referência de versão e pedido costuma ser suficiente para ligar a cobrança ao aceite.

Fontes oficiais

• OASIS — especificação XLIFF 2.1
• RWS — importação e exportação de memória de tradução
• W3C — testes de internacionalização

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