Ao cobrar um serviço por transferência internacional, alinhe quem paga os custos da ordem antes de enviar a invoice. As instruções OUR, SHA e BEN indicam como os encargos são distribuídos na operação. Aplique a instrução que o banco e a rota oferecem e confira o crédito depois. Essa combinação evita tratar um desconto de tarifa como erro de câmbio ou cobrar duas vezes a mesma diferença do cliente.
Entenda a instrução na ordem do pagador
OUR indica a instrução para que o remetente arque com os encargos da transferência. SHA distribui a responsabilidade entre as pontas segundo a instrução da ordem. BEN indica encargos para o beneficiário. Em mensagens com terminologia ISO 20022, os rótulos podem aparecer de outra forma. Peça ao banco do contratante confirmação por escrito da opção usada e dos custos efetivamente cobertos para aquela rota.
O que vale para a conciliação é o que a ordem documenta e o que chegou à empresa. A instrução de encargos ajuda a prever o fluxo, mas outras condições da rota, dos bancos e do acordo comercial devem ser confirmadas antes de pressupor um líquido exato. Se o cliente manda uma captura de tela sem a opção selecionada, peça o recibo completo ou a referência que o banco emissor consegue consultar.
Registre no contrato o tratamento de diferenças
Defina a moeda e o valor do serviço. Em seguida, registre quem assume custos na origem, no trânsito e no destino. Se o cliente aceitou pagar o valor integral líquido, combine como uma diferença será identificada e se será enviada como complemento na próxima cobrança. Se a empresa aceita custos na ponta recebedora, inclua essa premissa no orçamento e mantenha uma referência para comparar a rota.
Deixe as instruções de pagamento consistentes com o cadastro do fornecedor e a invoice. Use um canal verificado para mudar dados bancários. Se a conta de destino exige instrução específica, confirme antes de o cliente enviar. Em cobranças recorrentes, a confirmação do primeiro pagamento ajuda a evitar repetir uma configuração com custos inesperados.
Exemplo de crédito menor que o valor da invoice
Uma consultoria emite invoice de USD 1.000. O cliente apresenta recibo de envio de USD 1.000 e o banco da PJ registra USD 985. Os USD 15 ficam como diferença na conciliação. Solicite a documentação do percurso ou a confirmação do banco de destino para saber se o valor foi uma tarifa do trajeto. Se os documentos mostrarem que o pagador enviou apenas USD 985, a diferença tem outra causa e pode exigir cobrança de saldo.
Se a invoice foi liquidada em reais, preserve o valor na moeda enviada antes de avaliar o câmbio. Comparar R$ 4.925 com USD 1.000 não isola os efeitos. Anote separadamente valor de origem, valor recebido em moeda estrangeira, taxa aplicada, tarifa identificada e crédito em reais. Esse mapa ajuda a contabilidade a interpretar cada movimento.
Faça a conferência com o cliente e o banco
Peça o comprovante com referência da ordem, data, valor e moeda. Quando houver uma referência de rastreio, ligue-a à linha do extrato. Compare o prazo e a moeda com os dados fornecidos na cobrança. Se a tarifa foi cobrada após o crédito, ela pode estar em uma linha bancária separada. Confira o extrato completo antes de concluir que houve desconto no valor principal.
No fechamento, indique quem ficou responsável pela diferença e qual documento demonstrou isso. Se houver complemento a receber, preserve o saldo vinculado à cobrança original. Caso a diferença seja custo aceito pela PJ, inclua a evidência no pacote do mês. Um relatório simples por rota mostra se vale conversar com o contratante sobre outra opção nos pagamentos seguintes.
Checklist antes do próximo pagamento
Separe as instruções bancárias em um arquivo controlado com moeda, titular, conta e códigos exigidos pelo banco. Na invoice, informe a referência que o cliente precisa inserir e indique como confirmar alterações de dados bancários. Combine qual evidência o cliente deve encaminhar se a ordem atrasar. Na primeira transferência, confira o recibo do remetente e o crédito final antes de repetir a configuração em outros contratos. Quando o valor recebido sofrer desconto, peça ao banco a referência da linha e guarde o protocolo. Para discutir a diferença com o contratante, envie apenas os documentos da cobrança em questão.
Se a instituição usar os códigos DEBT, SHAR ou CRED, peça que confirme o significado da opção selecionada na instrução.
Perguntas frequentes
O que pedir ao cliente para localizar uma tarifa?
Peça o comprovante da ordem, com a instrução de encargos e a referência bancária. Compare com o extrato da PJ e, se necessário, solicite ao banco de destino o detalhamento do crédito.
Uma instrução SHA divide o custo igualmente?
Ela distribui a responsabilidade entre as pontas conforme a ordem e a rota. Confirme como as instituições aplicaram os encargos no caso concreto. A proporção efetiva depende dos custos registrados.
Como tratar a diferença se a moeda chegou convertida?
Separe a etapa anterior à conversão e o crédito final. Use a documentação bancária para apurar se a diferença veio de tarifa, variação da taxa ou valor enviado diferente. Se faltarem dados, mantenha a pendência explícita.
Fontes oficiais
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"Exporto serviços de consultoria para os EUA e a equipe cuida de toda a parte fiscal e cambial. Economizo muito com a isenção de ISS."
Marina Silva
Consultora Internacional · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.
