Como controlar crédito de viagem depois de cancelar uma visita

Uma visita é cancelada depois de a exportadora pagar passagens e receber adiantamento do comprador. A companhia aérea oferece crédito para outra viagem. O cliente pede devolução. Para fechar, identifique se o fornecedor devolve dinheiro, oferece crédito e em quais condições. Depois, confira quem pagou e a quem pertence o benefício. Um crédito com validade e restrições não tem a mesma disponibilidade de dinheiro em conta.

Reúna condições da compra e do cancelamento

Guarde reserva, fatura, comprovante, data, motivo e termos. Identifique quem solicitou cancelamento e qual regra se aplica. Para transporte aéreo sujeito à regulação brasileira, consulte o Código Brasileiro de Aeronáutica e as condições gerais vigentes da ANAC. O art. 229 do Código trata de reembolso quando o transportador cancela a viagem. O caso pode depender de rota, jurisdição, tarifa e motivo. Confirme diretamente com o fornecedor ou agente o valor, a forma e o prazo. Para hospedagem ou outro serviço, confira os termos pertinentes.

Registre titular da reserva, pagador, moeda, valor original, multa, valor recuperável e validade. Se o crédito fica no nome do viajante ou exige nova compra pela empresa, guarde a restrição. Confirme se pode transferir, converter em dinheiro ou usar em outro projeto. Se o cliente pagou diretamente, combine como ele recebe a informação. Se a exportadora pagou e já foi reembolsada, confira a política de devolução e o acordo.

Separe o efeito no caixa do controle de crédito

Mostre valor pago, reembolso monetário confirmado e crédito disponível com condições. O CPC 00 diferencia desempenho por competência e fluxos de caixa. O CPC 02 trata de transações em moeda estrangeira quando aplicável. A contabilidade avalia a classificação com documentos e natureza da operação. Para planejamento, mantenha crédito fora do saldo bancário até usar ou receber. Registre também prazo de expiração e responsável.

Se o comprador adianta a despesa, faça a prestação de contas. Indique quanto foi gasto, recuperado, perdido por multa e quanto deve ser devolvido ou compensado segundo o acordo. Se a devolução ocorre em outra moeda, documente taxa e responsabilidade. Não compense automaticamente com a mensalidade. Obtenha autorização e preserve referências. Quando o crédito é usado em nova viagem, registre qual reserva recebeu e o valor aplicado. Evite contar como reembolso em dinheiro e economia no novo bilhete ao mesmo tempo.

Exemplo de passagem de EUR 700

Uma exportadora paga EUR 700 de passagem, com adiantamento do cliente. A visita é cancelada. O fornecedor comprova EUR 100 de penalidade e oferece EUR 600 de crédito com validade informada. A empresa registra as duas parcelas e consulta o comprador. O acordo ilustrativo prevê usar o crédito numa visita remarcada do mesmo projeto e prestar contas da multa. O financeiro guarda a confirmação e o prazo. Até usar, mantém EUR 600 em controle de crédito, separado do caixa.

No novo agendamento, a passagem custa EUR 750. A empresa usa os EUR 600 e paga EUR 150. A prestação mostra a referência da compra inicial, a multa, o crédito usado e o novo débito. Se a viagem não ocorresse, a empresa revisaria antes de expirar e confirmaria o tratamento com o comprador. O saldo não fica sem responsável.

Feche só depois de confirmar destino e valor

Confira extrato, confirmação do fornecedor, aceite do comprador e evidência de aplicação ou devolução. Se o fornecedor devolve depois de o projeto encerrar, mantenha canal e responsável para encaminhar. Registre condições, data e moeda. Faça uma revisão de créditos próximos do vencimento e confirme se há reembolso monetário ou uso autorizado. No relatório, indique valores recuperados e ainda pendentes. Entregue à contabilidade o histórico com comprovantes de cada evento.

Antes de aceitar crédito, confirme se existe alternativa de reembolso monetário na situação concreta e quem tem autoridade para escolher. Guarde a confirmação do valor, validade e forma de uso. Se o crédito foi apresentado em outra moeda, registre a conversão e as limitações. Uma reserva de hotel e uma passagem podem ter prazos e responsáveis diferentes. A prestação de contas deve identificar cada fornecedor e o efeito no caixa do cliente ou da exportadora.

Quando a visita é remarcada, valide se o novo itinerário usa o crédito integralmente. Se sobra valor, confirme a validade e a possibilidade de novo uso. Se o fornecedor exige diferença de tarifa, guarde os comprovantes separadamente. Compare quanto foi pago na compra original, quanto ficou em penalidade e quanto foi aplicado. Para valor a devolver ao comprador, confirme moeda, destino e referência. Se houver vencimento próximo, indique quem verifica a decisão a tempo e como a empresa informará o comprador. Preserve evidências de autorização e uso, inclusive se a viagem passar para outro projeto.

Perguntas frequentes

Crédito de viagem pode ser usado como caixa disponível?

Registre o crédito com condições e validade. Para caixa, considere dinheiro disponível e reembolso monetário confirmado.

Posso usar o crédito em outro projeto?

Confira titularidade, termos do fornecedor e autorização do comprador. Registre a aplicação e o efeito na prestação de contas.

Quem fica com o crédito quando o cliente reembolsou a passagem?

Confira o acordo, a política e os fatos. Registre a decisão sobre devolução, compensação ou uso e guarde os comprovantes.

Fontes oficiais

• Senado Federal — Código Brasileiro de Aeronáutica atualizado
• CPC — efeitos das mudanças nas taxas de câmbio
• CPC — estrutura conceitual para relatório financeiro

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