Como definir manutenção paga após a garantia do projeto

Uma empresa entrega um sistema a um cliente estrangeiro. O contrato cobre correção de determinados problemas por um período e o comprador quer manutenção depois. Defina quando começa e termina a garantia contratual, o que ela cobre e como será contratado o suporte pago. Isso evita cobrar como manutenção uma correção prevista e evita tratar uma melhoria como cobertura automática.

Defina o alcance e a data de início

Leia a proposta, os critérios de aceite e o contrato. Indique se a garantia começa na implantação, no aceite, na entrega ou em outro evento. Registre ambiente, versão e condições cobertas. Separe defeito relacionado à entrega, mudança solicitada pelo cliente, dependência de terceiros e atendimento fora do escopo. Confirme com a revisão jurídica as obrigações legais e contratuais aplicáveis. Uma política comercial de manutenção não substitui direitos que a lei aplicável assegure.

Defina por onde o cliente abre chamado e quem classifica. Use critérios observáveis. Um problema de desempenho pode ser coberto se o sistema não atingir os parâmetros pactuados. Uma integração com plataforma nova pode exigir orçamento, conforme o acordo. Se um incidente tiver várias causas, registre a parte tratada em cada modalidade e peça aprovação antes de cobrar trabalho adicional. Guarde a versão e a evidência do atendimento.

Faça a proposta de manutenção apresentar as condições

Informe escopo, janela de atendimento, preço, moeda, franquia, forma de aprovação e gatilho de renovação. Se o plano for mensal, diga quais horas ou serviços entram e o que exige adicional. Se cobrar por evento, defina a unidade e o prazo. Indique como o comprador aprova a mudança de preço e até quando pode escolher. O CPC 47 trata da receita de contratos com clientes. Leve os acordos à contabilidade para analisar o registro e a documentação das entregas e do suporte.

Antes do início do período pago, confirme a ordem de compra e o responsável. Se o contrato prever renovação automática, confira as condições, avisos e possibilidade de cancelamento. Se não houver renovação aprovada, documente o estado e o que a empresa poderá executar. No fechamento, vincule os chamados e a invoice ao período contratado. Preserve a diferença entre correção já coberta e serviço adicional autorizado.

Exemplo com dois chamados perto do fim da garantia

Uma PJ entrega um portal e as partes definem, para o exemplo, 60 dias de garantia contratual após aceite. No dia 45, o cliente abre chamado sobre uma função prevista. A equipe confere o critério e resolve segundo o contrato. No dia 52, o comprador pede suporte para integrar um novo sistema. A PJ identifica a solicitação como possível trabalho adicional, apresenta proposta e aguarda aprovação. Para o período seguinte, envia oferta de manutenção mensal com preço e janela próprios. O financeiro recebe o aceite e a ordem de compra antes de faturar.

Se o cliente solicitar uma correção no fim do prazo e ela só for concluída depois, registre a data de abertura, a condição aplicável e a decisão. Não mude a classificação pela data de fechamento do chamado sem conferir os termos. Se a manutenção começar antes de encerrar a garantia, separe no relatório quais chamados pertencem a cada modalidade.

Combine o fluxo para uma renovação sem cobertura contínua

Peça ao comprador que confirme quem aprova o orçamento antes do fim da garantia. Se a decisão atrasar, registre quais canais estarão disponíveis e o que a PJ poderá atender, conforme as obrigações vigentes. Separe chamados abertos antes do encerramento, solicitações novas e mudanças já aprovadas. Quando uma licença de terceiro expirar, confirme se a situação está coberta pelo contrato ou exige nova contratação. Preserve o histórico do chamado e a resposta do cliente. Para manutenção recorrente, compare a ordem de compra com a primeira invoice e confirme a moeda e o período. Se o cliente pedir uma prestação pontual enquanto negocia a mensalidade, formalize escopo, preço e aceite desse atendimento. Evite cobrar duas vezes um chamado coberto por acordo temporário e plano mensal. Na primeira renovação, verifique se os limites, a janela e o calendário continuam compatíveis com o uso. Se houver desconto ou crédito por transição, guarde a referência e informe como ele será aplicado na cobrança seguinte.

Registre as chamadas fora do plano

Mantenha prazo, orçamento e confirmação do comprador junto à invoice correspondente.

Checklist da transição

• Data e versão que iniciam a garantia registradas.
• Cobertura, exclusões e classificação de chamados definidas.
• Preço e vigência da manutenção aprovados.
• Renovação e adicionais vinculados à ordem de compra.
• Invoice, relatório e pagamento conciliados.

A Contabilidade Zen pode revisar a documentação da passagem de projeto para manutenção. Separe contrato, aceite, proposta de suporte e primeira cobrança.

Perguntas frequentes

Posso cobrar por um problema dentro da garantia?

Confira a cobertura e as obrigações aplicáveis. Documente a classificação e a autorização quando houver serviço adicional.

Como trato chamados que atravessam o prazo?

Preserve data de abertura, condição contratual e evidência de atendimento. Consulte a regra aplicável.

O início do suporte pago precisa de nova aprovação?

Siga o contrato e o fluxo do comprador. Guarde a evidência que autoriza o próximo período.

Fontes oficiais

• Câmara dos Deputados — Código Civil atualizado
• UNIDROIT — execução e moeda de pagamento
• UNIDROIT — proposta e aceitação
• CPC — receita de contrato com cliente

Leituras relacionadas

• Stripe ou transferência direta para uma assinatura B2B
• Gerador de invoice

Como a Zen pode ajudar

A contabilidade para exportação de serviços da Zen ajuda a organizar documentos, conciliar recebimentos e analisar as regras da sua operação. Peça uma proposta personalizada para conversar sobre o seu caso.