Como vender uma fase de descoberta antes do projeto principal

O cliente quer estimativa para um projeto, mas faltam dados para fechar o escopo. A PJ pode propor uma fase de descoberta com preço e entrega próprios. Essa fase precisa responder perguntas úteis mesmo se a contratação principal não acontecer. Defina o que será investigado, quais acessos serão necessários, o que o cliente recebe e como o aceite autoriza a cobrança.

Descreva a descoberta como uma entrega

Liste as perguntas que serão respondidas. Para software, pode incluir mapa de integrações, riscos, alternativas e esforço estimado. Para design, pode incluir pesquisa, hipóteses e recomendação de escopo. Informe o que será entregue, em que formato, qual informação o cliente precisa fornecer e qual decisão o documento permitirá. Evite prometer solução completa quando a fase só pode identificar alternativas. Registre o que fica fora do diagnóstico, como implantação ou suporte.

Defina o preço e a moeda, o início, as dependências e a condição de aceite. Confirme quem aprova a entrega. Os princípios do UNIDROIT oferecem referência para estruturar proposta, execução e prazo em contratos internacionais. Use o documento apropriado ao acordo e confirme a lei aplicável. Se a fase exigir acesso a dados ou sistemas do cliente, registre finalidade, prazo, responsável e evidências autorizadas. Planeje a retirada do acesso se o projeto principal não seguir.

Combine o que acontece depois do relatório

Defina se o cliente pode utilizar o diagnóstico internamente ou entregar a outro fornecedor. Confira as regras de propriedade intelectual e confidencialidade com o responsável jurídico. Se a PJ reservar o direito de reutilizar métodos ou modelos preexistentes, identifique-os. Indique se a descoberta é cobrada integralmente ou se parte do preço será abatida em uma contratação posterior. Quando existir crédito, documente prazo, condição, moeda e referência. Evite sugerir desconto automático se depender de nova proposta.

Ao entregar, preserve a versão, as evidências pertinentes e o aceite. Emita a invoice de acordo com o contrato da fase e consulte a contabilidade sobre a documentação fiscal. Se houver novo projeto, use uma proposta que identifique escopo, preço e condição independentes. Relacione os documentos para mostrar a evolução. A data do diagnóstico, a assinatura do projeto e o pagamento podem ser de meses distintos.

Exemplo de diagnóstico pago

Uma consultoria oferece uma descoberta por USD 1.200. Entrega mapa de dados, três opções de implantação e uma estimativa baseada nas premissas do cliente. O acordo prevê uma reunião de validação e uma rodada de esclarecimento. O comprador aprova o relatório e a PJ emite a cobrança. Se decidir seguir para a implantação, recebe outro orçamento com prazo e preço. A empresa preserva o aceite da descoberta ainda que o projeto principal seja contratado depois.

Se as partes tiverem combinado um crédito de USD 300 na futura implantação, a proposta nova mostra preço bruto e abatimento conforme a regra. A PJ guarda a origem do crédito e confirma a vigência antes de aplicar. Se o comprador escolher outro fornecedor, a equipe registra o encerramento, revoga acessos e preserva a prova da entrega conforme o contrato. Os dados do cliente seguem o procedimento acordado de devolução ou exclusão.

Use o diagnóstico para reduzir a incerteza do orçamento

Peça ao cliente os acessos e informações indispensáveis, com responsável e prazo. Se faltar dado, indique quais conclusões ficarão condicionadas e como isso afeta a data. O relatório pode incluir premissas confirmadas, hipóteses que ainda exigem teste, riscos de dependências e uma faixa de esforço. Indique que parte pode ser usada para cotar implantação e qual decisão ainda é necessária. Defina também como registrar feedback. Se o comprador solicitar um protótipo durante o diagnóstico, confira se o item faz parte da entrega ou requer nova aprovação. Preserve o relatório original, a versão revisada e o aceite. Se a descoberta apontar que a implantação é inviável, entregue a evidência e a alternativa prevista na proposta, quando houver. A remuneração depende do serviço acordado e entregue. Se a equipe do cliente usar outro orçamento, o histórico ainda mostra o valor e o aceite da fase independente. No fechamento, relacione a invoice ao diagnóstico concluído e preserve separadamente o orçamento que ficou em análise. Assim, a previsão do projeto principal permanece distinta da cobrança já autorizada.

Confirme as premissas do relatório

Anexe a lista de fontes e as dependências que o comprador assumiu antes do diagnóstico.

Checklist antes de enviar o orçamento

• Perguntas, entregáveis e exclusões definidos.
• Preço, moeda e condição de aceite próprios.
• Acessos, dados e direitos de uso conferidos.
• Possível crédito posterior documentado.
• Invoice e pagamento vinculados à fase concluída.

A Contabilidade Zen pode revisar o faturamento do diagnóstico e eventual abatimento na fase seguinte. Separe as propostas, o aceite e os comprovantes.

Perguntas frequentes

O cliente é obrigado a contratar a implantação?

Confira o acordo. Uma fase independente pode encerrar com a entrega do diagnóstico.

Posso usar o diagnóstico como sinal do projeto principal?

Defina a natureza e o eventual abatimento por escrito e valide o tratamento contábil.

O que guardar se o projeto parar?

Preserve a versão entregue, o aceite, o comprovante e a evidência de encerramento dos acessos.

Fontes oficiais

• Câmara dos Deputados — Código Civil atualizado
• UNIDROIT — proposta e aceitação
• UNIDROIT — execução e moeda de pagamento
• CPC — receita de contrato com cliente

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