Como cobrar excedentes de uma franquia mensal em contrato internacional

Uma equipe contrata 20 horas de consultoria por mês e usa 27. No fechamento, o fornecedor cobra sete horas extras. O comprador reconhece parte das atividades e discute se duas reuniões já estavam cobertas em outro escopo. A regra de franquia precisa explicar o que é medido, em que janela e como o excedente entra na cobrança. Um aviso antes de acabar o saldo permite ao cliente escolher entre seguir, adiar ou reduzir a demanda.

Defina a unidade e as atividades que consomem franquia

Liste horas de execução, reuniões, preparação, atendimento e revisões cobertas. Se a franquia é por chamado ou outro volume, defina quando um item começa e termina. Especifique período, fuso, precisão de registro e transferência de saldo. Separe capacidade reservada e trabalho efetivamente executado. Quando duas pessoas participam da mesma reunião, indique se a medida é hora de evento ou hora por profissional. Se um erro do prestador exige retrabalho, aplique o procedimento de correção acordado.

Configure uma visão com saldo inicial, usado, aprovado, reservado e disponível. Um compromisso futuro reduz capacidade prevista e pode ainda não ser faturável. Informe de onde vem a duração e quem valida. Se o cliente abre pedidos por vários canais, use identificador comum. Uma mesma solicitação pode surgir em e-mail e no portal, e o relatório deve conseguir rastrear as duas referências sem duplicar consumo.

Prepare o aviso e a autorização de excedente

Defina um alerta antes de atingir o limite e indique quem tem alçada no comprador. O alerta deve apresentar saldo, estimativa de concluir e preço do adicional. Especifique quando a atividade pausa até aprovação e qual exceção permite continuar, por exemplo atendimento crítico dentro de um teto contratual. Registre a autorização junto ao chamado ou pedido de compra. O Código Civil, quando aplicável, orienta boa-fé e parâmetros contratuais. Os Princípios UNIDROIT ajudam a estruturar comunicação e cooperação em relações internacionais.

Na cobrança, use a mesma unidade da proposta. Se houver tarifas por perfil, indique qual perfil executou cada tarefa. Defina se o excedente sai na invoice mensal ou em documento separado, conforme pedido e regra do cliente. Separe relatórios provisórios de horas aceitas. Quando houver parte discutida, registre saldo, responsável e prazo sem eliminar os apontamentos de origem. O CPC 47 fornece orientação sobre preço e contraprestação variável quando aplicável à entidade.

Exemplo de aprovação em duas etapas

Uma consultoria brasileira cobra USD 2.000 por 20 horas e USD 110 por hora adicional. Atinge 17 horas na terceira semana e estima mais 10 para concluir dois pedidos. Envia o aviso com uma atividade de quatro horas e outra de seis. O comprador aprova terminar a primeira e autoriza até três horas adicionais para a segunda. O relatório final mostra 24 horas de uso. A invoice aplica USD 440 de excedente com o identificador da autorização.

Uma hora adicional já realizada aparece como reunião interna de coordenação. O contrato registra que o tempo interno está incluído no preço fixo. O revisor exclui a hora da base faturável e preserva o apontamento para cálculo de margem. No mês seguinte, a equipe muda o alerta para quando o consumo somado ao trabalho reservado atingir o limite. O comprador consegue decidir antes de comprometer capacidade.

Confira a virada do mês e a regra de alçada

Teste uma tarefa que começa em uma competência e termina em outra. Indique se a hora é atribuída pela data de execução ou por outro evento pactuado. Se a invoice fecha antes da aprovação de todas as horas, combine o que segue para o próximo ciclo e mantenha a competência documentada. Entregue à contabilidade evidência de consumo, data e aprovação conforme o caso.

No fechamento, compare saldo inicial, totais por categoria, autorizações e valor faturado. Verifique se o pedido de compra tem limite suficiente e se o cliente exige linha de excedente. Registre também ajustes de escala, preço e volume para a renovação. Um relatório mensal deve permitir recalcular o valor com a unidade e o preço registrados.

Se o comprador controla o orçamento por pessoa ou departamento, informe também quem pediu e qual centro absorve o excedente. Um pedido pode ser tecnicamente autorizado e ainda depender de atualização comercial. Defina quem resolve essa diferença antes de iniciar. Quando a empresa usa uma estimativa para alertar, mostre separadamente o consumo confirmado e o que ainda pode mudar. No relatório, indique se houve interrupção por falta de saldo e qual pedido foi adiado para outro ciclo. Essa evidência evita atribuir a uma competência trabalho previsto para outra. Depois de receber, confira se o pagador incluiu o excedente ou quitou só a parte fixa.

Perguntas frequentes

O cliente pode consumir horas antes de aprovar o excedente?

Depende da alçada e das exceções previstas. Combine limite e canal de aprovação e informe quando a equipe deve pausar.

Como tratar reuniões com duas pessoas?

Defina se a franquia usa duração da reunião ou horas de cada profissional. Mostre o critério nos apontamentos.

Horas não usadas passam para o próximo ciclo?

Siga a regra de vigência. Se houver transferência, registre quantidade, prazo e origem do saldo.

Fontes oficiais

• Câmara dos Deputados — Código Civil atualizado
• CPC — receita de contrato com cliente
• UNIDROIT — princípios dos contratos comerciais internacionais

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