Como conferir a invoice quando a Malt intermedeia o faturamento

Uma empresa europeia convida uma PJ brasileira para executar um projeto pela Malt e informa que a plataforma vai gerar documentos de cobrança. A primeira pergunta é qual modalidade foi proposta. Depois, confira a entidade do contrato, os documentos gerados e o caminho do pagamento. Essa leitura orienta a conciliação e dá à contabilidade as informações para avaliar a documentação fiscal brasileira.

Confirme o cadastro antes de fechar o orçamento

A central da Malt descreve um fluxo de convite para o Malt Open, com orçamento e análise de documentos legais. Confirme com a plataforma as condições aplicáveis à sua forma jurídica, ao CNPJ e à conta de recebimento. Uma página de ajuda sobre outro país pode mostrar campos e exigências diferentes. Use a orientação do seu cadastro e preserve a confirmação da plataforma. Peça ao comprador o nome do produto e o modelo de contrato antes de assumir que a PJ pode iniciar a prestação.

Identifique quem aceita o orçamento e quem aparece como destinatário de cada documento. Alguns fluxos da Malt descrevem a emissão de invoices em nome do freelancer. Em programas de gestão de fornecedores, a plataforma pode cumprir outro papel para o comprador. Compare a razão social e o país de cada parte com o que consta no orçamento, na contratação e no documento gerado. Havendo mais de um documento, faça uma ficha indicando emitente, destinatário, moeda, valor e finalidade de cada um.

Entenda o evento que gera a cobrança

Os materiais da Malt descrevem projetos por tarefa e por tempo. Em um projeto pontual, a confirmação de conclusão pode acionar a invoice conforme a modalidade. Em projetos recorrentes por tempo, a plataforma descreve relatórios de atividade para revisão e cobrança por período. Confirme qual evento aciona a cobrança do seu projeto e como o cliente aprova o serviço. Guarde a versão do orçamento, os dias ou entregas, a aprovação e o número da invoice. Confira os calendários no produto, que podem variar pela configuração do cliente.

Se houver adiantamento em garantia, separe o valor que o cliente depositou do valor aprovado e do pagamento da PJ. Se a atividade ultrapassar a estimativa, solicite a aprovação do período ou da revisão antes de assumir o valor extra. Uma mesma ordem de compra pode continuar vinculada a vários relatórios mensais. Registre um identificador por competência e indique qual documento cobre cada parcela. Quando a Malt emitir uma correção, arquive a versão anterior com a referência à nova.

Compare as invoices com o pagamento

Use o histórico disponível no perfil para identificar moeda, data, valores, despesas ou comissões discriminadas, e o destino informado. Se a conta brasileira receber em reais por outra instituição, guarde o comprovante de conversão e o extrato. Verifique se a invoice corresponde ao valor da prestação, ao valor faturado ao cliente ou a uma cobrança distinta da plataforma. Essas informações permitem explicar por que o total da documentação comercial e o crédito na conta podem diferir.

Encaminhe à contabilidade o contrato, o orçamento aceito, a invoice da Malt, o relatório e a entrada. Peça análise da emissão fiscal da PJ conforme sua operação e as regras aplicáveis. Uma invoice estrangeira pode apoiar o registro da relação comercial. A documentação fiscal brasileira deve ser analisada de acordo com a prestação e o contribuinte. Se o cliente pedir mudanças em nome, VAT ou entidade, consulte a plataforma antes de alterar um documento ou duplicar a cobrança.

Exemplo de projeto em dois meses

Uma PJ recebe um convite e confirma a elegibilidade no produto. O acordo estabelece EUR 350 por dia. No primeiro mês, há seis dias de trabalho confirmados, totalizando EUR 2.100. No segundo, quatro dias totalizam EUR 1.400. A PJ guarda dois relatórios de atividade e as invoices associadas. Quando recebe o primeiro pagamento, compara a moeda, o valor e o remetente com o histórico da Malt e com o extrato. Se houver diferença de EUR 15, mantém a linha em análise até localizar o custo ou ajuste no comprovante.

Se o comprador devolver um dos relatórios para corrigir o número de dias, preserve a versão revisada e a confirmação. A PJ mantém a outra competência com seus próprios documentos. Se os dois valores forem pagos no mesmo lote, a referência do pagamento é compartilhada no controle, com as origens separadas.

Checklist de faturamento

• Confirme produto, elegibilidade do CNPJ e conta de recebimento.
• Identifique as partes em cada documento.
• Relacione orçamento, atividade, aceite e invoice.
• Preserve custos e valores na moeda original.
• Ligue o histórico de pagamentos ao extrato e à documentação fiscal aplicável.

A Contabilidade Zen pode revisar o papel da plataforma e os documentos de cada período. Separe o orçamento aprovado, uma invoice gerada e o comprovante da entrada.

Perguntas frequentes

A Malt sempre emite a mesma invoice?

A emissão depende do produto e da modalidade. Confira quem aparece como emitente, cliente e intermediário em cada documento.

O que guardar em um projeto recorrente?

Guarde o acordo, os relatórios por período, os aceites, as invoices e a referência que liga cada uma ao pagamento.

A invoice da plataforma substitui a nota fiscal brasileira?

Use a invoice como evidência comercial e confirme com a contabilidade a obrigação fiscal e o procedimento da PJ.

Fontes oficiais

• Malt — cadastro a partir de convite
• Malt — faturamento de projetos
• Banco Central — receber recursos do exterior

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