Como separar verba de anúncios e fee de gestão para um cliente estrangeiro

Quando uma agência brasileira gerencia anúncios para um cliente estrangeiro, registre quem paga a plataforma de mídia e quem cobra pelo serviço de gestão. Se o cliente paga a mídia diretamente, acompanhe o orçamento e o gasto no painel e emita a cobrança de gestão conforme o contrato. Guarde as referências que ligam cada valor à entidade e ao documento correspondente.

Confirme quem é dono da conta e do faturamento

Abra o cadastro da conta de anúncios e confira a entidade vinculada ao perfil de pagamentos, o país de faturamento, a moeda e o meio de pagamento. Identifique quem pode alterar essas informações. A documentação do Google Ads descreve níveis de acesso e condições para editar o perfil de pagamentos. Quem administra a campanha pode ter permissões diferentes de quem responde pelo faturamento.

No contrato de gestão, especifique como o cliente aprova o investimento e como a agência cobra o fee. O relatório de mídia mostra gasto, ajustes e desempenho da conta. A invoice da agência deve refletir o serviço contratado e a referência do período. Se a agência também adianta verba de mídia, documente esse fluxo separadamente antes de executar, com autorização e regra de comprovação.

Mantenha duas visões do período

Se o fee é calculado como percentual do investimento, declare qual base o contrato usa. Pode haver diferença entre orçamento aprovado, gasto confirmado e valor da cobrança após créditos. Preserve o cálculo da base e o período. Quando houver mais de uma conta ou moeda, combine a regra de conversão e guarde os demonstrativos de cada uma.

Exemplo com investimento pago diretamente pelo comprador

Uma empresa estrangeira aprova USD 12.000 de mídia para um mês e paga a plataforma com o próprio meio de pagamento. A agência brasileira cobra USD 1.800 de gestão conforme o contrato. O painel registra USD 11.400 de gasto no período. A agência envia um relatório com a verba aprovada, o gasto efetivo e a diferença de USD 600. A invoice de USD 1.800 fica ligada à gestão e ao aceite do relatório.

Se o fee fosse de 15% sobre o gasto efetivo e o acordo incluísse toda a despesa dos USD 11.400, a cobrança ilustrativa seria USD 1.710. O cálculo depende da base contratada. A equipe guarda o relatório de gastos e a regra que explica o valor, sem tratar todo o investimento em mídia como valor a receber pelo serviço de gestão.

Como lidar com crédito ou ajuste na plataforma

Se houver ajuste no mês seguinte, identifique a conta e o período afetado. Confira se o cliente recebeu crédito e se o contrato determina alterar o fee. Quando o ajuste pertence ao perfil do cliente, registre o efeito no relatório de mídia e peça o comprovante necessário. Se a agência adiantou a despesa, mantenha o desembolso, a autorização e eventual reembolso em linhas próprias. Envie o caso à contabilidade com a documentação pertinente.

Se o cliente pediu mudança de perfil de pagamentos, confirme quem pode realizar a alteração e quais campanhas seguem ativas. Preserve o histórico das cobranças anteriores e a data de efeito da mudança. Antes de encerrar o projeto, registre o orçamento ainda disponível, os gastos pendentes e os acessos que precisam ser transferidos ou removidos.

Organize o fechamento da gestão

Entregue o relatório de mídia, a aprovação de orçamento, a memória de cálculo do fee e a invoice. Para o contador da agência, indique qual valor foi pago diretamente pelo cliente e quais valores transitaram pela PJ. Se houve adiantamento, reúna as referências bancárias e o aceite do reembolso. A separação permite conferir os documentos sem misturar o custo da campanha com a remuneração do prestador.

Confira a diferença entre gasto e cobrança da plataforma

Um relatório de campanha pode consolidar o custo do período, enquanto o faturamento agrupa débitos segundo a configuração de pagamento da conta. Compare datas, moedas e referências antes de concluir que um débito corresponde ao gasto inteiro do mês. Se o contrato calcula o fee sobre o gasto, mantenha o relatório usado no cálculo. Se calcula sobre o valor efetivamente cobrado, guarde também o documento de faturamento aplicável.

Se há campanhas para filiais diferentes, registre qual conta e entidade aprovaram cada orçamento. Uma agência pode prestar um único serviço de gestão para o grupo, mas os pagamentos de mídia ainda precisam ser ligados aos respectivos perfis. Confirme com o comprador como ele quer receber o relatório e qual entidade deve constar na cobrança do serviço.

Antes de enviar a invoice, compare a moeda do contrato com a moeda do relatório. Registre a taxa acordada se a base precisar ser convertida.

Perguntas frequentes

A verba aprovada é a mesma base do fee?

Use o que o contrato determina. Separe verba aprovada, gasto efetivo e ajustes, e guarde a memória de cálculo do valor cobrado.

Quem deve atualizar o perfil de pagamentos?

Confirme o nível de acesso e o responsável autorizado da conta. O gestor da campanha pode precisar da aprovação do titular ou do contato de faturamento.

Como registrar mídia paga diretamente pelo cliente?

Documente a verba, o gasto e quem pagou. Vincule a invoice da agência ao serviço e preserve os relatórios usados para calcular o fee.

Fontes oficiais

• Google Ads — níveis de acesso
• Google Ads — configurações de pagamento
• Google Ads — perfil de pagamentos

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