Como cobrar diligência financeira por etapa e data-base

O comprador estrangeiro contrata uma diligência financeira e quer pagar ao receber o relatório final. Parte dos documentos depende de outro fornecedor e a data-base muda durante a análise. Para organizar preço e prazo, defina fases, insumos, data-base e critérios de aceite. Uma entrega parcial pode cobrir documentos já recebidos, com ressalvas. O contrato precisa dizer se isso autoriza cobrança e quando uma atualização vira novo escopo.

Defina a data-base e a população analisada

Registre entidade, período, demonstrações, documentos, moedas e limite do trabalho. Indique data-base para saldo, corte de recebíveis e demais indicadores. Diferencie data de referência, data de recebimento e data de publicação do relatório. Um arquivo enviado depois pode trazer posição da data-base ou dado posterior. Marque a diferença. Defina o que fazer se o comprador solicitar nova data ou incluir outra filial.

O CPC 00 oferece referências sobre informações financeiras e sua representação. A diligência contratual tem escopo próprio e deve explicitar fontes, método e limitações. Não use a expressão auditoria ou garantia quando o serviço não inclui o trabalho pertinente. O Código Civil, quando rege o contrato, orienta boa-fé e parâmetros pactuados. Confirme requisitos profissionais e legais se a tarefa exigir habilitação no país aplicável.

Organize fases e aceite

Separe preparação, revisão documental, entrevistas, análise, relatório e apresentação, conforme a proposta. Indique insumos, responsável, prazo e prova. Se o comprador não entrega um documento, registre o efeito. Combine se a equipe pode prosseguir com ressalva ou deve aguardar. Defina revisão e custo para atualizar a data-base. O comprador precisa saber o que está incluído em cada marco e quem pode aprovar mudança.

O CPC 47, quando aplicável, trata de obrigações de desempenho e preço. O registro depende do contrato e das evidências. No controle comercial, associe preço e moeda a cada marco. Se o aceite é parcial, registre itens aprovados e em análise. A invoice deve identificar o período, pedido e etapa, sem revelar dados sensíveis. Para pagamento em lote, guarde composição e referência.

Exemplo de revisão em três fases

Uma consultoria brasileira combina USD 2.000 na abertura, USD 4.000 após análise e USD 2.000 após entrega final, no exemplo. A data-base é 30 de junho. Recebe a maior parte dos documentos em julho. Um extrato chega depois, mas descreve a posição de junho. A equipe usa a evidência e indica data de recebimento. O comprador pede também cenário de agosto. A consultoria confirma se é atualização de escopo e apresenta orçamento separado.

O relatório de junho é aceito com uma ressalva sobre documento indisponível. O comprador aprova a fase conforme a cláusula e a cobrança usa a referência do aceite. A atualização de agosto fica em outro pedido. A empresa preserva relatórios e datas. Se um novo dado contradiz o relatório anterior, registra a origem, a decisão e o documento que foi revisado.

Feche com memória de escopo

Liste documentos recebidos, pendentes, data-base, versão, ajustes e aprovações. Faça uma amostra de saldo e verifique origem. Confirme se o comprador recebeu as limitações. Se a equipe precisa continuar acessando dados depois, defina prazo e finalidade. Entregue à contabilidade documentos de prestação, cobrança e recebimento. Use o histórico para separar revisão prevista, nova entidade e mudança de período.

Inclua no pedido o que cada fase pode confirmar. A abertura pode produzir lista de documentos e plano. A análise pode entregar observações preliminares. O relatório final pode consolidar conclusões e limitações. Indique quem aceita e qual prazo para comentar. Se um documento importante não chega, informe quais conclusões ficam condicionadas e o efeito no cronograma. Preserve as versões para que a análise de um período não seja confundida com posição posterior.

Para mudanças de data-base, faça um mapa das áreas afetadas. Alguns saldos podem ser atualizados com extratos. Outros exigem revisar contratos, câmbio ou eventos posteriores. Registre tempo e dependências antes de propor novo valor. Se o comprador exige outra moeda de apresentação, preserve os dados originais e a base de conversão.

No fechamento, compare a aprovação de cada fase com o pedido e os valores. Um relatório com ressalva pode cumprir a etapa definida, desde que o responsável confirme a condição e o contrato permita. Se parte permanece em revisão, indique valor, prazo e evidência. Guarde versão da análise, origem dos dados e referência do aceite, com acesso proporcional à sensibilidade. A contabilidade recebe a documentação de prestação e pagamento necessária. Se o cliente solicita nova apresentação, registre se já estava incluída e o responsável pela aprovação.

Se a diligência exige conferência posterior, registre a data e quais evidências podem ser consultadas após a entrega. Confirme a pessoa responsável pelo retorno.

Perguntas frequentes

Data-base é a data da entrega?

São datas com funções diferentes. Registre a posição analisada e quando o relatório foi entregue e aceito.

Posso cobrar etapa com documento faltante?

Confira o contrato e o aceite. Documente limitação e o que foi aprovado antes de faturar.

Atualizar a data-base é revisão comum?

Depende do escopo. Compare volume e documentos e obtenha autorização se a atualização representar outro trabalho.

Fontes oficiais

• Câmara dos Deputados — Código Civil atualizado
• CPC — receita de contrato com cliente
• CPC — estrutura conceitual para relatório financeiro

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