Como evitar duplicatas na conciliação de CSV e OFX

Ao importar CSV de uma plataforma e OFX do banco, preserve a conta de origem e o identificador de cada linha. Um débito na plataforma e o crédito no banco podem representar o mesmo movimento de caixa. Duas linhas iguais no arquivo da mesma conta podem ser duplicatas. O controle deve distinguir esses casos antes de baixar a invoice ou excluir um registro.

Use chaves por origem e conta

Guarde nome do arquivo, período, conta, moeda e identificador da transação. A chave de importação deve incluir a origem. Se o provedor não dá um identificador, combine data, valor, moeda e descrição como sinalização e faça conferência manual dos empates. Duas cobranças legítimas podem ter mesmo valor e data. Preserve os arquivos originais para comparar.

Em CSV, cheque sinal de débito e crédito, casas decimais e formato de data. No OFX, confirme se o sistema atribuiu o arquivo à conta certa. A documentação da Wise diferencia histórico de transações e extratos de moedas. Verifique a abrangência dos arquivos antes de comparar saldos. Um relatório com filtro de entradas tem finalidade diferente de um extrato completo.

Exemplo de transferência entre contas próprias

No CSV, aparece saída de R$ 3.000 para o banco da PJ. No OFX, há crédito de R$ 3.000. Mantenha ambos, um em cada conta, e vincule-os como transferência. A invoice já foi paga na plataforma antes desse movimento. Na visão consolidada, a transferência explica a mudança de localização do dinheiro. A baixa comercial se liga ao crédito original do cliente.

Se o OFX foi importado duas vezes e tem a mesma referência na mesma conta, confirme a repetição antes de manter só a entrada original. Se duas invoices diferentes resultaram em dois créditos de R$ 3.000, procure as referências e contrapartes. Deixe em fila de revisão as linhas sem evidência suficiente para combinar automaticamente.

Confira saldos e totais do fechamento

Compare saldo inicial, créditos, débitos e saldo final por moeda e conta. Faça o mesmo para o sistema após importar. Liste registros rejeitados, duplicatas descartadas e transferências ainda sem contrapartida. Um total consolidado que fecha pode esconder erro quando houve dois ajustes de sinais opostos. Por isso, confira também contagens e referências.

Conferência da importação em uma amostra real

Escolha dez linhas de cada arquivo, incluindo crédito, débito, estorno, tarifa e transferência própria. Compare os campos originais com os dados que o sistema importou. Se o CSV usa vírgula decimal, verifique se o montante não foi multiplicado por cem. Confira também os sinais e a identificação da conta. Um arquivo importado na conta errada pode ter todos os valores corretos e ainda assim causar duplicação na visão consolidada.

Para testar a chave, importe um mesmo arquivo em uma cópia do sistema e repita a importação. A segunda leitura deve identificar as linhas já conhecidas. Depois teste duas transações com mesma data e montante, mas identificadores diferentes. Ambas precisam continuar no controle. Quando o provedor altera a referência ou exporta o mesmo evento em dois formatos, use uma regra de sinalização e confirme em amostra antes de aplicar uma junção automática a todo o período.

Uma exportadora recebe dois pagamentos de USD 1.500 no mesmo dia. O CSV mostra o identificador de cada crédito. Depois faz uma retirada única de parte do saldo. O OFX registra um único crédito em reais. A relação entre os arquivos envolve mais de uma cobrança e uma retirada. Use os documentos da retirada para ligar a saída ao crédito bancário. Evite associar o crédito em reais ao primeiro pagamento em dólar só porque as datas coincidem.

Se a conta e a moeda forem iguais e a referência já existir, marque o registro como duplicado com origem e data do primeiro arquivo. Se as contas forem diferentes, procure a contrapartida antes de descartar. Uma transferência interna pode ter valores diferentes quando inclui tarifa ou câmbio. Preserve os dois eventos e documente como se relacionam. Quando o vínculo depende de uma correspondência manual, registre quem confirmou e a evidência consultada.

Antes de fechar, compare a contagem de linhas exportadas com a contagem processada. As diferenças precisam ter explicação: linhas rejeitadas, cabeçalhos ignorados ou duplicatas identificadas. Em seguida, compare saldo inicial e final de cada conta. Guarde o relatório de importação e uma cópia dos arquivos originais. Se for necessário reprocessar, você consegue reproduzir os critérios sem confundir a segunda importação com uma segunda movimentação.

Para equipe que exporta arquivos toda semana, defina intervalos e nomes consistentes. Quando os intervalos se sobrepõem, use isso como teste da chave, não como motivo para apagar linhas em massa. Um resumo de pendências deve indicar conta, moeda, data e referência para facilitar a revisão.

Perguntas frequentes

Posso deduplicar só por data e valor?

Use como alerta. Confirme conta, moeda e referência para decidir. Pagamentos diferentes podem coincidir nesses campos.

Preciso manter o original do CSV?

Guarde o arquivo recebido e trate o conteúdo em uma cópia. Assim você consegue reproduzir e auditar a importação.

O crédito do banco deve baixar a invoice?

Verifique se o cliente já pagou na plataforma. Se o crédito só move saldo próprio, vincule as contas e preserve a baixa original.

Fontes oficiais

• Wise — histórico de transações
• Wise — extratos por moeda

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