Como cobrar o saldo quando o cliente recebe o arquivo e ainda não dá aceite

Uma PJ recebe o sinal de um projeto, envia o arquivo final e não recebe confirmação formal do cliente. Para fechar a cobrança, verifique o que o contrato diz sobre o sinal e sobre o evento que torna o saldo exigível. O envio, a entrega técnica e o aceite são etapas que podem ter efeitos diferentes. Preserve as evidências antes de negociar prazo ou emitir a invoice final.

Identifique a função do pagamento inicial

Leia a proposta e o contrato. Veja se o sinal é parte do preço, adiantamento, reserva de agenda ou outro instrumento. Registre moeda, valor, data e a condição de devolução ou abatimento. Leve o documento à contabilidade para avaliar o tratamento do valor inicial e da prestação. Não aplique automaticamente a mesma classificação a todo pagamento anterior à entrega. Se o comprador pagou por plataforma ou por banco, guarde o comprovante e a referência da entrada.

Em seguida, localize o gatilho da parcela final. Pode ser envio, entrega em ambiente acordado, validação por critérios ou aceite formal. Defina também a forma de manifestação e o prazo. Se o contrato prevê consequência para ausência de resposta, confira as condições e a lei aplicável com o responsável jurídico. Os princípios do UNIDROIT oferecem referência sobre comunicações e aceitação em contratos comerciais. Não presuma que silêncio equivale a aprovação em toda relação.

Reúna os registros da entrega

Guarde a versão, a data, o canal, o destinatário e a lista de arquivos. Para um link, registre quem teve acesso e se a entrega foi disponibilizada no prazo, conforme a política de dados. Se a ferramenta indicar download, preserve o registro pertinente. O download demonstra acesso ao arquivo. A decisão de aceite pode exigir outro documento. Envie um pedido de confirmação pelo canal combinado e indique os critérios de revisão e a referência do contrato. Se o cliente apontar problema, registre se a solicitação está dentro do escopo ou é mudança nova.

Quando o prazo passar sem resposta, encaminhe ao contato ou substituto autorizado. Registre o que está pendente. Se houver negociação, documente a data da nova resposta e o valor que o cliente confirma. Para a contabilidade, indique o período da prestação, o sinal já recebido e o saldo ainda sujeito a confirmação. O CPC 47 trata de aspectos da receita e das condições contratuais quando aplicável. O estado de cobrança e o reconhecimento contábil merecem análise própria.

Exemplo com sinal de 40%

Uma PJ cobra USD 2.000 por um pacote de arquivos. O cliente paga USD 800 de sinal. O contrato prevê USD 1.200 após aprovação em portal. O prestador envia a versão V2, com a lista de itens, e o comprador faz download. Sem a aprovação no portal, a equipe mantém a parcela em acompanhamento e pede confirmação ao responsável. Quando a aprovação chegar, liga a evidência ao saldo e segue o procedimento de faturamento. A invoice não repete o sinal como valor a receber. Mostra a referência do preço total e o saldo conforme os documentos aprovados.

Se o contrato prever pagamento na entrega e a equipe tiver evidência de cumprimento, consulte a regra aplicável antes de cobrar. Se o cliente pedir mais itens, preserve a entrega original e formalize eventual mudança. Caso as partes decidam encerrar sem a etapa final, use um documento que indique o valor mantido, o que será devolvido e o destino dos arquivos.

Confira o pagamento e o saldo depois do aceite

Na ficha de fechamento, registre preço, sinal, parcela final, custos identificados e crédito. Se o cliente pagar o saldo em outra moeda, confira a regra de conversão e guarde o cálculo. Se o sinal tiver sido recebido em uma competência e o saldo em outra, preserve as duas datas e a evidência da prestação. Entregue à contabilidade a relação completa, incluindo eventuais devoluções.

Combine um plano quando o cliente não responde

Use uma rotina de acompanhamento com data do último aviso, pessoa responsável, valor da parcela e evidência que falta. Se o contato mudar, confirme a substituição pelo canal do comprador. Quando houver proposta de novo prazo, registre se ela muda apenas o aceite ou também o vencimento do pagamento. Preserve a versão entregue e guarde a confirmação de qualquer mudança.

Preserve a última confirmação

Guarde o protocolo ou a mensagem final e relacione o crédito à referência do saldo.

Checklist do projeto com sinal

• Função e valor do sinal confirmados.
• Gatilho do saldo identificado no contrato.
• Arquivo, versão e destinatário registrados.
• Aceite ou pendência comprovados pelo canal previsto.
• Saldo e comprovante ligados às invoices corretas.

A Contabilidade Zen pode revisar adiantamentos e cobrança final do projeto. Separe contrato, comprovante do sinal e evidências de entrega e aceite.

Perguntas frequentes

O download comprova aceite?

Ele pode comprovar acesso. Confira se o contrato exige outra forma de aprovação.

Posso cobrar o preço cheio na invoice final?

Confira a forma prevista para mostrar preço, sinal e saldo. Evite cobrar de novo valor já pago.

Qual data guardo para o fechamento?

Preserve as datas de sinal, prestação, entrega, aceite e crédito. A contabilidade orienta o uso de cada uma.

Fontes oficiais

• Câmara dos Deputados — Código Civil atualizado
• UNIDROIT — comunicações em contratos internacionais
• UNIDROIT — execução e moeda de pagamento
• CPC — receita de contrato com cliente

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