A instituição estrangeira pode reenviar a lista de concluintes depois de corrigir a grafia de alguns nomes. A quantidade de arquivos gerados cresce sem que aumente o número de alunos.
O que foi entregue até a data de corte
Concilie a lista aprovada com o identificador de emissão, a data e o estado do certificado anterior. Separe correção, substituição e nova conclusão.
Use identificadores internos e apresente ao financeiro apenas os dados necessários. Um arquivo que agrupa certificados por turma pode ser conferido pelo total e pelas referências de emissão. A conciliação dispensa circular nomes de alunos em toda a cadeia de cobrança.
Demonstrativo de corte para o fechamento
Num contrato hipotético, cada unidade aprovada até o último dia do mês libera uma parcela de US$ 31,00 para faturamento. Foram apresentadas 27 unidades e 5 ficaram em análise. A memória comercial mostra 22 certificados emitidos com aprovação, correspondendo a US$ 682,00, e US$ 155,00 aguardando o marco combinado. Envie ao contador o contrato e as datas de execução e aprovação. O valor que o pedido autoriza faturar não decide sozinho o reconhecimento contábil da receita.
Quando o aceite chegar depois
Se houve reemissão por erro do fornecedor, a segunda via precisa aparecer no controle de qualidade. Só some valor à invoice conforme a regra contratada.
Perguntas frequentes
Dois certificados para o mesmo aluno indicam duplicidade?
Confira curso, edição e motivo. Três campos iguais sugerem investigação, enquanto conclusões de turmas distintas podem justificar emissões separadas.
Se o cliente aprovar a pendência no mês seguinte, como conferir?
Carregue os identificadores das 5 unidades em análise. Ligue a nova aprovação à linha original antes de liberar os US$ 155,00 do exemplo, conferindo se houve alteração de preço ou escopo.
Como agir se a lista de concluintes chegar em duas moedas de cobrança?
Atribua uma ordem e uma moeda a cada turma ou comprador conforme o contrato. O certificado identifica o resultado acadêmico, enquanto a medição identifica o serviço de emissão. Concilie as quantidades separadamente antes de somar valores no relatório gerencial, usando a premissa cambial explicitada pela empresa.
Referências
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Marina Silva
Consultora Internacional · São Paulo, SP
Contador Especialista em Profissionais de Saúde · Fundador da Contabilidade Zen
Contador especializado em tributação para médicos, dentistas e psicólogos PJ. Registro ativo no CRC-SP (337693/O-7). Fundador da Contabilidade Zen, escritório 100% digital focado em planejamento tributário e abertura de empresa para profissionais de saúde.
