Como conciliar mídia comprada no cartão PJ para cliente estrangeiro

Uma agência brasileira gerencia anúncios para um cliente estrangeiro. Em certo mês, a agência usa seu cartão PJ para pagar a plataforma de mídia. Antes de lançar o gasto, identifique quem contratou a publicidade, quem figura no perfil de faturamento e como o contrato trata a verba de mídia. Esses campos determinam quais comprovantes cada parte precisa ter e como a conciliação deve mostrar os valores.

Identifique o titular do perfil de faturamento

Confira conta de anúncios, perfil de pagamentos, entidade responsável, país, moeda e identificador fiscal. No Google Ads, por exemplo, a central explica que o perfil de pagamentos inclui a organização responsável pelos custos e os métodos disponíveis. O nome na campanha e o cartão usado ajudam a rastrear, mas o perfil e os documentos mostram quem aparece na relação com a plataforma. Se a conta pertence ao cliente, confirme se a agência pode cadastrar um método próprio e por quanto tempo, conforme as condições e permissões aplicáveis.

No contrato com o cliente, separe honorários da agência e verba de mídia. Registre quem aprova orçamento, quem contrata a plataforma, quem adianta o dinheiro, quais custos são reembolsáveis e como tratar valores não utilizados. Se a agência compra e inclui a mídia em sua própria entrega, descreva esse modelo. Se atua por conta do cliente e recebe recursos para pagar, documente o acordo, as autorizações e o acerto. Leve os contratos à contabilidade para avaliar a apresentação da receita e o tratamento fiscal. O CPC 47 apresenta critérios para avaliar a atuação como principal ou agente quando aplicável.

Use três registros para a prestação de contas

Na plataforma de mídia, baixe o documento do período e o relatório por conta, campanha ou cliente. Na fatura, localize cada cobrança pelo identificador e confira a moeda, a data e o valor. No controle do cliente, registre o que foi autorizado, pago e acertado. Os três números podem ter períodos diferentes. Uma cobrança automática da plataforma pode reunir gastos de mais de uma campanha. Uma invoice mensal pode ter créditos de outro período. Guarde a referência e os ajustes em uma memória que o cliente consiga conferir.

Se a agência usa o mesmo cartão para várias contas de mídia, evite atribuir o gasto pela descrição genérica da fatura. Use o identificador da conta e o comprovante do fornecedor. Quando o emissor disponibilizar cartões virtuais ou limites por finalidade, avalie a configuração conforme a política da PJ. Atribua a cada responsável os controles de orçamento, faturamento e conciliação. Se houver diferença entre o custo em moeda estrangeira e o valor em reais, preserve a conversão e o critério contratual de reembolso.

Exemplo de honorário e verba controlados separadamente

Uma agência cobra USD 900 por gestão e recebe USD 2.000 para mídia sob um acordo que exige prestação de contas. A plataforma registra USD 1.800 de gastos e USD 200 ainda não usados, em valores ilustrativos. A agência guarda o relatório, vincula as cobranças à fatura e informa ao cliente a situação do saldo conforme o contrato. Se a política prevê devolver ou carregar o saldo, registra a decisão. Os USD 900 seguem a invoice de gestão e os valores de mídia seguem o dossiê do acordo, com orientação contábil para sua apresentação.

Se a plataforma conceder crédito de USD 50 por ajuste, a equipe liga-o à campanha e ao período. Confirma com o cliente se o benefício reduz o valor a reembolsar ou o saldo do próximo mês. A decisão precisa constar na prestação de contas. Quando o contrato prever cobrança em reais, mostre a base de conversão e os comprovantes de forma que outra pessoa possa repetir a conta.

Confira o que acontece com o saldo na troca de agência

Na data de encerramento, baixe o relatório de campanhas, o histórico de faturamento e a relação de créditos. Confirme quem fica com a administração da conta e com eventuais ajustes posteriores. Separe despesas já cobradas de mídia entregue e ainda pendente no cartão. Registre o saldo a devolver ou transferir conforme o acordo. Se houver cobrança no ciclo seguinte, vincule ao período de gestão original antes de pedir acerto ao cliente.

Checklist mensal por cliente

• Perfil de faturamento e titular do método de pagamento identificados.
• Orçamento e papel da agência documentados.
• Honorários e verba de mídia rastreáveis.
• Relatórios de campanha ligados às cobranças.
• Créditos, conversão e reembolsos explicados.
• Saldo de mídia conferido com o cliente e a contabilidade.

A Contabilidade Zen pode revisar o contrato e a documentação da mídia paga no cartão. Separe uma invoice de honorários, a aprovação da verba e os documentos da plataforma.

Perguntas frequentes

O cartão da agência define quem contratou a mídia?

Confira o perfil de faturamento, o acordo e os documentos da plataforma. O cartão comprova o meio usado.

Todo valor recebido para mídia é honorário?

A classificação depende da operação e do papel da agência. Leve o acordo e a prestação de contas à contabilidade.

Como separo campanhas com um lançamento único?

Use o relatório da plataforma e preserve a memória que liga cada conta ou campanha à cobrança total.

Fontes oficiais

• Google Ads — perfil de pagamentos
• Google Ads — invoices e comprovantes
• CPC — receita de contrato com cliente
• Visa — controles de pagamentos corporativos

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